Şartnamede İstenen Özelliklerin Uygunluğunun Numune Değerlendirme Tespiti Neticesinde Alınan Kararlara İlişkin Takdir Yetkisi İdareye Aittir

Karar No              : 2022/UM.I-597

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/37463 İhale Kayıt Numaralı “Covid-19 Laboratuvarı Sarf Malzeme Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 18.03.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Covid-19 Laboratuvarı Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Kudret Biyoteknolojik Ürün. ve Kimya San. Dış Tic. A.Ş.nin 31.03.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 08.04.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 14.04.2022 tarih ve 18579 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.04.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/394 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklif ettikleri Noke marka pipet uçlarıyla en düşük 2,5 ul hacimlerde sıvının karşılaşma anında pipet ucunun tam olarak sıvının altına girerek 45-60 derece açıyla sıvının pipet ucuna aspire edildiği, böylece sıvının gerçek hacminde çekilip bırakılarak işlemlerin rahatlıkla uygulandığı, ayrıca Noke marka pipet uçlarının monoküler bir yöntem olan PCR çalışmalarında da kullanıldığı, PCR çalışma prensibinde plate kuyucuğunda mix ile hasta örneğinin birleştirilmesinin başarılı bir şekilde yapıldığı, sonuç itibariyle teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’nin ilgili maddelerindeki şartları sağladığı ve ihalenin ilgili kısımlarının da uhdelerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

…

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları,

İdari Şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Covid-19 Laboratuvarı Sarf Malzeme Alımı

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü: 7 Kalem Covid-19 Laboratuvarı Sarf Malzeme Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler: Müdürlüğümüze ve bağlı sağlık tesislerine ait depolar” düzenlemesi,

Aynı Şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.6.

İstekliler ihaleden önce teklif ettikleri ürüne/ürünlere ait numune teslim edeceklerdir.

Numuneler ihale saatinden önce Ankara İl Sağlık Müdürlüğü Destek Hizmetleri Başkanlığı Satınalma Birimine teslim edilecektir.

Numuneler, her kalem için ayrı ayrı paketlenmiş olacak ve paketlerin üzerinde malzemelerin ihale sıra no, ihale listesindeki adı ile firma adı belirtilecektir. Numuneler, firmanın isminin yazılı olduğu poşet, torba v.b. içine koyulacaktır. İstekliler teslim edilen numuneler için hazırlayacakları teslim formunu iki nüsha halinde doldurup bir nüshasını idareye vereceklerdir. Numunelerin yukarıda belirtilen hususlara uygun olarak teslim edilmemesi durumunda numune verilmediği kabul edilecektir.

İhale için verilecek olan sarf malzeme numuneleri yapılacak olan çalışmalarda kullanılacaktır. Kullanılmayan numuneler karar bildirim tarihinden itibaren 15 gün içerisinde İdaremizden teslim alınacaktır. (muayene ve kabul komisyonunca kontrol edilmek üzere idarede alıkonulan numuneler hariç) İdaremizce, kullanılan ve/veya karar bildirim tarihinden itibaren 15 gün içerisinde teslim alınmayan numunelerle ilgili, herhangi bir sorumluluk kabul edilmeyecektir. İstekliler teklif ettikleri malzemenin teknik şartnameye uygun olduğunu teklif mektubunda kabul ve taahhüt etmektedir.

İhale komisyonu tarafından numune incelemesi sırasında tespit edilemeyen kusurlar, alımı müteakip oluşturulan muayene komisyonu tarafından tespit edildiği takdirde istekliler ihale komisyonunca yapılan numune incelemesi sonucu malzemenin satın alındığı gerekçesiyle bir hak talebinde bulunamaz.

İhale komisyonu ihtiyaç duyması halinde ek numune ve katalog isteyebilir. Bu durumda teslim şartları ayrıca belirtilecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartnamenin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 7 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

Bu ihalede kısmi teklif verilebilir. Ancak kısmi teklif verilen kalemin malzeme miktarının tamamına teklif verilmesi zorunludur. Teklif verilen malzemenin tamamına teklif verilmemesi veya ihtiyaç miktarından farklı miktarda teklif verilmesi durumunda teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Pipet Uçları Teknik Özellikleri” başlıklı kısmının 8’inci maddesinde “0.5-10 ul pipet uçlarının uç kısmı sivri olmalı, künt olmamalıdır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Pipet Uçları Teknik Özellikleri” başlıklı kısmının 3’üncü maddesinde “Pipet uçları renksiz ve şeffaf olmalı, üzerinde hacim kademe çizgisi bulunmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

25.03.2022 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibinin teklifi ile ilgili olarak, “…Kudret Biyoteknolojik Ürünler ve Kimya Sanayi Dış Ticaret Anonim Şirketi: 3 sıra numaralı kaleme verilen teklif teknik şartnamenin 8. maddesine, 4 sıra numaralı kaleme verilen teklif teknik şartnamenin 3. maddesine uygun olmaması nedeniyle… değerlendirme dışı bırakılmıştır.” şeklinde değerlendirme yapılmıştır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede; “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”na göre ihaleye teklif veren bütün isteklilerin teklif ettikleri ürünlere ilişkin numuneleri idareye sundukları, söz konusu numunelerin Teknik Şartname’ye uygunluk denetiminin işin uzmanı olan biyokimya uzmanı, tıbbi mikrobiyoloji uzmanı ve biyolog tarafından yapıldığı söz konusu işin uzmanı olan kişilerin ihale komisyonu üyesi olduğu anlaşılmaktadır.

Söz konusu numunelere yönelik yapılan değerlendirmeye “Numune Değerlendirme Formu”nda yer verildiği, yapılan değerlendirmeye göre başvuru sahibi isteklinin 3’üncü kısım için teklif ettiği Pipet Ucu Steril Filtreli 10 Mikrolitre ürününün Teknik Şartname’nin 8’inci maddesine ve 4’üncü kısım için teklif etiği Pipet Ucu Steril Filtreli 100 Mikrolitre ürününün Teknik Şartname’nin 3’üncü maddesine uymadığı anlaşılmaktadır.

Mevzuatın yukarıya aktarılan hükümleri gereğince idarelerce ihale konusu işin özelliği dikkate alınarak ihaleye katılacak isteklilerden, mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak teklifleri ile birlikte numune sunmaları istenebilmektedir. İdarelerce ihaleye katılacak isteklilerden, mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak teklifleri ile birlikte numune sunmaları istenilmiş ise, bu durumda istekliler tarafından idareye sunulan numune ile ilgili olarak idare tarafından sunulan numunenin ihale dokümanı ile istenilen yeterlik kriterlerini sağlayıp sağlamadığı denetiminin yapılmasının zorunlu olduğu anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibinin idareye yapmış olduğu şikayet üzerine idarece ihale komisyonu uzman üyelerinden oluşan üç kişilik raportör tayin edilmiş ve başvuru sahibi tarafından idareye sunulan numunelerin Teknik Şartname’nin 3’üncü ve 8’inci maddelerini karşılamadığı tespiti yapılmıştır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri, ihale dokümanında yapılan düzenlemeler ve ihale komisyonu tarafından tesis edilen işlemler birlikte değerlendirildiğinde, idarenin teklif edilen ürünün Teknik Şartname maddelerini sağlayıp sağlamadığı hususunu, istekliler tarafından teklifleri ile birlikte idareye sunulan numuneler üzerinden değerlendirme yapma yetkisinin bulunduğu, ayrıca ürünün Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır. Buna göre idare de bu yetki ve sorumluluğunu kullanarak başvuru sahibi tarafından idareye verilen numuneyi değerlendirmeye tabi tutmuş ve yapılan inceleme sonucunda numunelerin Teknik Şartname’nin 3’üncü ve 8’inci maddelerini karşılamadığı hususlarında belirleme yaparak başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakmıştır.

Sonuç olarak; idarece başvuru sahibi tarafından teklif edilen ürünün numune değerlendirmesi sonucunda uygun bulunmadığı anlaşılmaktadır.

İstekliler tarafından teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de belirtilen hususlara uygunluğunun, numune değerlendirmesi yapmak suretiyle tespiti konusundaki takdir yetkisinin ve ihale konusu işte kullanılacak ürünlerin Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu hususları çerçevesinde; numune değerlendirme formunda yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunmadığı, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenen numune değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirildiği, bu kapsamda başvuru sahibinin ihalenin 3’üncü ve 4’üncü kısımlarına ait teklifinin Teknik Şartname’nin ilgili maddelerini karşılamadığı gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakılması işleminde herhangi bir aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin anılan iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.