Belediyelerde Dönem Başı İşlemleri

• Kasım – Aralık, 2014 Mesut HASTÜRK İhale Makale

Mesut HASTÜRK Sayıştay Başdenetçisi

Belediyelerde dönem başı işlemleri Önceki faaliyet dönemin son yevmiyesinden (kapanış fişinden) elde edilen açılış fişi ile başlamaktadır. Açılış fişi sonrasında belediyenin bir önceki dönem olumlu veya olumsuz faaliyet sonucunun geçmiş yıllar olumlu veya olumsuz faaliyet sonuçlarına aktarılmışını izleyen iki nolu fiş ve sonrasında bütçelerin açılışını gösteren bütçe açılış fişi ile işlemlere devam edilmektedir.  Bu şekilde belli bir sırayla takip edilmesi gereken açılış işlemleri aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır.

          1. AÇILIŞ FİŞİ

10.03.2006 Tarih ve 26104 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin” “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43 üncü maddesinin beşinci paragrafında “Mali yılın başında bir önceki hesap döneminden devreden hesaplar için açılış bilançosu düzenlenir. Açılış bilançosuna dayanılarak, açılış yevmiyesinin kayıtlarını sağlamak üzere bilançodaki tutarlar düzenlenecek (1)  yevmiye numaralı “muhasebe işlem fişiyle” ilgili hesaplara borç ve alacak kaydedilir. Açılış kaydına ilişkin muhasebe işlem fişine, açılış bilançosunun bir nüshası eklenir. Açılış kaydına esas tutarlar, ilgili hesap için açılacak büyük defter ve yardımcı defterlere aktarıldıktan sonra işlemlerin kaydına başlanır.” hükmü yer almaktadır.

Bu şekilde bir önceki yıl kesin mizanının borç ve alacak bakiyesi veren hesapların aynen kaydedildiği bir açılış fişinin (1 No’lu Açılış Kaydı) düzenlenmesi ve muhasebe kayıtlarına aktarılarak muhasebe döneminin başlatılması gerekmektedir.

      Açılış fişlerinde dikkat edilmesi gereken önemli bir husus; bir önceki yıl devreden diğer bir ifadeyle borç ve alacak bakiyesi veren sadece ana hesapların değil bu hesapların tüm devreden yardımcı hesaplarının da başlangıç fişinde yer alması gerekliliğidir.

    2. FAALİYET SONUÇLARI HESAPLARININ GEÇMİŞ YIL FAALİYET SONUÇLARI HESAPLARINA AKTARILMASI KAYDI

Geçmiş yıldan devreden ve sadece birisinin kullanıldığı “590- Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı” veya “591- Dönem Olumsuz Faaliyet Sonucu Hesabı(-)” hesaplarından birisinin yeni yılda açılış fişini takiben “570- GEÇMİŞ YILLAR OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI HESABI” veya “580 GEÇMİŞ YILLAR OLUMSUZ FAALİYET SONUÇLARI HESABI (-)” hesabına aktarılması iki nolu fiş ile mümkündür ve zorunludur. Diğer bir ifadeyle bir önceki dönem ya olumlu faaliyet sonucu elde edilmiştir yada olumsuz faaliyet sonucu elde edilecektir. Hem olumlu hemde olumsuz faaliyet sonucunun bir arada kullanılması muhasebe tekniği açısından doğru değildir ve belediyeler açısından da mümkün değildir.

Bu durumda eğer belediye bir önceki faaliyet döneminde olumlu faaliyet sonu elde etmişse bu durumda kesin mizanında ve bir nolu açılış fişinde 590- Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı’nın alacak bakiyesi vermesi gerekmektedir.

Dönem OLUMLU faaliyet sonucu veren belediye örneği; 

Açılış kaydını sonrasında;  önceki dönem olumlu faaliyet sonucu, geçmiş yıllar olumlu faaliyet sonuçları hesabına aktarılacaktır.

Bu kayıt sonrası yılsonuna kadar “590-Dönem olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabının” bakiyesi sıfır olmak zorundadır.

Dönem OLUMSUZ faaliyet sonucu veren belediye örneği; 

Açılış kaydı sonrasında; önceki dönem olumsuz faaliyet sonucu, geçmiş yıllar olumsuz faaliyet sonuçları hesabına aktarılacaktır.

Bu kayıt sonrası yılsonuna kadar “591-Dönem Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabının (-)” bakiyesi sıfır olmak zorundadır.

         3. BÜTÇE BAŞLANGIÇ FİŞİ

Belediye muhasebe birimlerinde üç nolu yevmiye kaydı bütçenin muhasebeleştirilmesi ait olan kayıttır. Belediye yasal hale gelen bütçelerini kayıt altına almakta ve böylece gerek harcamalar ödenek üstü harcanmamış olacak gerekse tahakkuk esaslı muhasebe ile ödenekli giderler ve kesin hesap bilgileri doğru bir şekilde üretilecektir.

Bütçe başlangıç ödenekleri “901.01 BÜTÇE ÖDENEKLERİ HESABI / Bütçe Başlangıç Ödenekleri” yardımcı hesabı kullanılarak üretilmektedir. Önemli olan bir nokta “901.01 Bütçe Başlangıç Ödenekleri” yardımcı hesabı hiçbir şekilde yıl sonuna kadar hareket görmeden devam etmesidir. Yılda normal koşullarda (düzeltme olmadığı durumlarda) iki defa çalışmaktadır. Birincisi başlangıç ödeneğinin kaydedildiği alacak durum ikincisi ise yılsonunda ödenek hesap grubunun kapatılmasında kullanılan borç kaydı durumudur.

Örnek;

(D) Belediyesi 2015 Yılı Belediye Bütçe Kararnamesi ile Fen İşleri Müdürlüğüne 03.05 Hizmet alımları ekonomik kodundan 30.000,00 TL ödenek verilmiştir. 

         4. GEÇEN YILDAN DEVREDEN ÖDENEKLERİN KAYDI

Belediye muhasebe birimlerinde bir önceki faaliyet döneminden devreden ödeneklerin varlığı halinde (tahsisli ödenekler, özel mevzuatı gereğince devreden ödenekler, şartlı bağışlar, asker ailesi yardım ödeneği vb.) bütçe başlangıç fişinden sonra bu ödeneklerin devrinin yapılması gerekmektedir.

Örnek; (Z) Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından 2015 yılına devredilen toplam 5.000.-TL tutarındaki “Asker Ailesine Yardım Ödeneği”nin muhasebe kaydı aşağıdaki gibi olacaktır. 

        5. BÜTÇE DIŞI AVANS VE KREDİLER HESABINA KAYDEDİLEN 15 ARALIKTA ÖDENEN MEMUR MAAŞLARININ MUHASEBE KAYDI

Aralık ayı memur maaşları (memur maaşlarının peşin olarak ödenmesinden kaynaklı) ile ilgili olarak Muhasebat Genel Müdürlüğünce yayınlanan 6 sıra nolu Genel Tebliğde^[i]; “28/9/1988 tarihli ve 3472 sayılı Kanunla

-Devlet memurları ile diğer kamu görevlilerine ilişkin kanunlarda yer alan “aybaşı” ibarelerinin “ayın 15’i” olarak uygulanması, dolayısıyla aylık ve aylıkla birlikte ödenmesi gereken özlük haklarının her ayın 15’inde ödenmesi,

–  lgililere 15 Aralık – 14 Ocak dönemleri için yapılacak ödemelerin yarısının ödemenin yapıldığı yıl bütçesine gider kaydolunması, kalanının ise avans hesaplarına alınarak takip eden mali yıl başında bütçeye gider yazılması,

– Kamu kurum ve kuruluşlarında işçi statüsünde çalışanların aylık ücretlerinin ödenmesinde de bahsedilen esaslara göre işlem yapılması,” hükümleri yer almaktadır.

Bu kapsamda 15 Aralıkta Devlet memurlarına ödeme emri belgesiyle ödenen maaşların yarısı “630 Giderler Hesabı” ve “830 Bütçe Giderleri Hesabına” kaydedilirken diğer yarısının “162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına” borç kaydedilmesi gerekecektir.

Örnek;

15 Aralık maaşları kaydı (vergi ve sosyal güvenlik kesintileri ihmal edilerek 10.000.- TL tutarında ödemesi yapılan basit bir örnek yapılmıştır);

1-14 Ocak arası muhasebe kaydı;

        6. MAHSUP DÖNEMİNE AKTARILAN AVANS VE KREDİLERİN KAPATILMASI

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 124. Maddesi a fıkrası aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

“a) Mahsup dönemine aktarılan iş avans ve kredileri 

Mali yıl içerisinde iş avans ve kredileri hesabına borç kaydedilerek verilen avans veya açılan kredilerden, harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin dairesinin bildirmesi üzerine veya belgeleri verildiği halde mali yıl sonuna kadar incelenememesi nedeniyle mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılır. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilere ilişkin harcama belgeleri, mahsup dönemi içinde verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına borç kaydı yapılarak mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsuba ilişkin harcama belgelerinin, avans veya kredinin verildiği veya açıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki bir tarihi taşıması gerekir. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgili mutemet adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.”     

Bu kapsamda açılan avans ve kredilerden harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin harcama birimlerinin bildirimi üzerine veya belgeleri verildiği halde incelenememesi sonucunda ödenekleri muhasebe birimince saklı tutularak mahsup dönemine aktarılması gerekir.

Aralık ayı kaydı; 

Ocak ayı mahsup dönemi kapanış kaydı; 

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği 357’nci maddesine göre; mahsup dönemi sonunu izleyen ilk iş gününde hesabın borç bakiyesi bu hesaba alacak, 835-Gider Yansıtma Hesabına borç kaydedilir hükmü yer almaktadır. Buna göre Şubat ayı ilk yevmiye kaydı ise; 

şeklinde olacaktır. Bu şekilde mahsup dönemi başlangıcında kullanılan tüm ödenek hesapları da dahil hepsi kapanmış olacaktır.

[i] Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (Sıra No:6) Aylık Ve Ücret Ödemeleri Değişik: 28/4/2004 Tarihli ve 25446 Sayılı R.G.