YEMEK AŞIRI DÜŞÜK NEDİR VE NASIL HAZIRLANIR?

MALZEMELİ HİZMET ALIM İHALELERİNDE AŞIRI DÜŞÜK TEKLİF
AÇIKLAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

Giriş

Malzemeli yemek hizmeti alım ihaleleri, içerdiği yemek malzemesi ve gerektirdiği hizmet göz önüne alındığında öteki hizmet alım ihalelerinden farklıdırlar. Malzemeli yemek hizmeti alım ihalelerini oluşturan unsurlar; “ana çiğ girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider”dir. İdarelerin malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerindeki “aşırı düşük teklif sorgulamaları”nda, teklif edilen fiyat içerisindeki oranı çok önemli olduğundan yapılacak hesaplamaların yüzde yüz doğru olması elzemdir. Aksi durum isteklinin değerlendirme dışı kalmasına ve firmanın maddi kaybına yol açacaktır.

Hizmet alım ihalelerinin çeşitlerinden biri de “malzemeli yemek alım ihaleleri”dir. Kamu kurum ve kuruluşları bu ihale çeşidinde, ihale düzenleyerek, personelinin yemek ihtiyaçlarını yüklenici firma aracılığıyla karşılamaktadırlar. Yemek malzemesini sağlama, yemek yapma, dağıtma ve yemekle alakalı temizlik hizmetlerini yerine getirme yüklenici firmaların başlıca sorumluluğudur.

Diğer hizmet ihalelerinden farklı olarak, malzemeli yemek alım ihaleleri içerisinde malzeme unsurunu da barındırmaktadır. Bu nedenle hazırlanacak aşırı düşük teklif açıklamalarında, hizmet maliyetinin yanında, yemek malzemesi maliyetine ilişkin açıklamaların da hazırlanması gerekmektedir.

2. Hizmet Alım İhalelerinde Aşırı Düşük Teklif Değerlendirme Yöntemleri 

Hizmet ihalelerinde aşırı düşük teklif değerlendirmesiyle ilgili olarak idarelerin uymak zorunda olduğu kurallar aşağıda gösterilmiştir.

İdarelerin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında uymakla mükellef oldukları kurallar bulunmaktadır. İhale komisyonu yapılan teklifleri değerlendirmesinin ardından Kamu İhale Kurumunca tespit edilen yönteme göre sınır değeri hesaplamaktadır.

İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden açıklama isteneceğinin belirtildiği durumlarda, sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilmektedir.

Sınır değerin altında kalan teklif sahiplerinden Kamu İhale Kurumunca tespit edilen kriterler ışığında teklifte önemli olduğu belirlenen maliyet bileşenleriyle alakalı ayrıntılar yazılı olarak talep edilir.

4734 Sayılı Kanunun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38. maddesi uyarınca;
İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir.

Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. Bunun doğal sonucu olarak ihale komisyonu tarafından  reddedilmeyen teklif geçerli teklif olarak belirlenir.

3. Malzemeli Yemek Hizmet Alımı İhalelerinde Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesi

İnceleme konumuz olan ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yararlanılmak amacıyla önceden hazırlanan teknik şartnamelerde asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılmakta ve menüde yer alan yemeklerin içerikleriyle çiğ girdi miktarları belirlenmektedir.

Bu tür ihalelerde; aşırı düşük teklif sorgulamasına maruz kalan istekli ilk önce “ana çiğ girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının bulunduğu Kamu İhale Genel Tebliğinin Ek H.4’te bulunan “Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetveli”ni hazırlamak suretiyle yaptığı aşırı düşük açıklaması kapsamında sunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.6 bendinde düzenlendiği üzere açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmamasına bağlıdır.

Açıklamasında oran belirtilmeyen veya belirtilmiş olan oran 0,80’den az veya 0,95’den fazla olan isteklilerin teklifleri kabul edilmemektedir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.6 maddesinde de düzenlendiği üzere yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdiler “Ana çiğ girdi” ibaresiyle tanımlanmaktadır. Bu nedenle, isteklinin beyan ettiği orana dahilinde teklifte bulunması halinde, yemeğin pişirilmesi amacıyla ihtiyaç duyulan enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.

Tebliğin aynı maddesinin devamında verilen örnekte;

“…1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.  

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir…” düzenlemesi de açıkladığımız hususu somutlaştırmıştır.

4. Malzemeli Yemek Alımı İhalelerinde Ana Çiğ Girdi Maliyetlerinin Tevsiki

Ana çiğ girdi maliyetlerinin, malzemeli yemek alımı ihalelerinde tevsiki için ilk olarak aşağıda ifade edilen yöntemlerden birini kullanmak suretiyle izah etmek ve aşırı düşük teklifi açıklamak gerekmektedir.

İstekliler aşırı düşük sorgulamasına tabi tutulan tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanmak suretiyle  açıklayabilirler.

A. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri Kullanılarak Açıklama

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.2. maddesi uyarınca;

“Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.6) düzenlenecektir.

Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.”

B. Maliyet Tespit Tutanağına Göre Birim Maliyet Fiyatının Tespiti Kullanılarak Açıklama

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.2.1. maddesinin 2. fıkrası gereği;

Maliyet birim fiyatının, Maliyet Tespit Tutanağına göre tespit edilmesi; mamul/mal ve hizmet alım ihalelerine göre farklılık arz etmekte ve iki farklı şekilde açıklanabilmektedir. Buna göre;

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması durumunda;

Mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması gerekmektedir.

Fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise:

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.1. maddesinin 2, 3 ve 4. Fıkralarında “İhaleye çıkılan hizmet için verilen teklif birim fiyatın, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin maliyet tespit tutanağında (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.5) yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (‘) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (‘) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.” İfadeleriyle kurum düzenlenmiş bulunmaktadır.

C. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar Kullanılarak Açıklama

“Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.” Düzenlemesi Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.2 maddesinde mevzuat haline getirilerek açıklama yöntemi düzenlenmiştir.

D. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar Kullanılarak Açıklama

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.3 maddesinde bulunan “Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.” Düzenlemesiyle aşırı düşük açıklama yöntemi belirlenmiştir.

E. Ticaret Borsası Fiyatları Kullanılarak Açıklama

“Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51’inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.”düzenlemesiyle Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.4 maddesi açıklama kriterini belirlemiş bulunmaktadır.

F. Toptancı Hal Fiyatları Kullanılarak Açıklama

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.5 maddesinde “Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama” yapılabileceği düzenlenmiştir.

G. Özel veya Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlar Kullanılarak Açıklama

“İlgili mevzuatı uyarınca, belirli mal veya hizmetlerin kamuya sunulması konusunda lehine sınırlama bulunan kuruluşların tedarikçisi oldukları mallar veya sunucusu oldukları hizmetler için uyguladıkları fiyatlar ile açıklama…”yapılabileceği Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.6 maddesi aracılığıyla düzenlenmiştir.

H. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar Kullanılarak Açıklama

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.7 maddesi “Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.”

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.” Düzenlemesiyle açıklama kriterini belirlemiş bulunmaktadır.

I. İsteklinin Ortağı Olduğu Tüzel Kişiye Ait İşletmeden Mal Çekmesiyle Oluşan Emsal Bedel Kullanılarak Açıklama

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.8 maddesinde “Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesi veya satın alması durumunda söz konusu malın emsal bedeli ile değerlenmesi gereklidir. Emsal bedelinin tespitinde 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri esas alınır. Bu durumda, Vergi Usul Kanununa göre hesaplanan emsal bedeli gösteren ve istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir.” Düzenlemesiyle açıklama yöntemi belirlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79/2.2.6 bendinde; malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak yukarıda belirtilen yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabileceği düzenlemesi bulunmaktadır.

Sürekli olarak değişikliklere uğrayan ihale mevzuatı ve detayların ihalenin neticesini belirlediği koşullar göz önüne alınarak hukuki yardım ve ihale danışmanlığı hizmetinden faydalanmak yemek aşırı düşük savunma hazırlamada hayati önem taşımaktadır.