İhale Komisyonunun Mevzuata Uygun Olarak Oluşturulmadığı İddiası

İhale Komisyonunun Mevzuata Uygun Olarak Oluşturulmadığı İddiası

Karar No              : 2021/UH.II-1242

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/169125 İhale Kayıt Numaralı “Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü Şoförlü ve Şoförsüz Araç Kiralama Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 26.04.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü Şoförlü ve Şoförsüz Araç Kiralama Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Tarık Yaldız’ın 10.05.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.05.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.05.2021 tarih ve 23577 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.05.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/889 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 1, 2 ve 11’inci kısımlarına ilişkin olarak;

1) İhale komisyonunun mevzuata uygun olarak oluşturulmadığı, ihale komisyonunun şikayet başvurularına yönelik cevabını tüm isteklilere bildirmesi gerekirken sadece şikayet başvurusunda bulunan isteklilere bildirdiği ve bildirimin uygun yapılmadığı,

…

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Kamu ihale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. ….” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir. 

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “ İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “… İdare, şikayet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alır.  Alınan karar, şikayetçi ile diğer aday veya istekliler  ile istekli olabileceklere karar tarihini izleyen üç gün içinde bildirilir. İlan ile ihale veya ön yeterlik dokümanına yönelik başvurular dışında istekli olabileceklere bildirim yapılmaz. …” hükmü,

Anılan Kanun’un “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 65’inci maddesinde “Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:

a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:

1) İmza karşılığı elden.

2) İadeli taahhütlü mektupla.

3) Elektronik ortamda.

4) Faksla.

… yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün. …  Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

b) İdareler veya Kurum tarafından elektronik ortamda veya faks ile yapılan tebligatlar ile çerçeve anlaşmaya dahil olan istekliler tarafından elektronik ortamda sunulan fiyat tekliflerinin aynı gün teyit edilmesi zorunludur. Elektronik ortamda veya faks ile yapılan bildirimlerde bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.

Ancak, idareler veya Kurum ile aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından, elektronik imza kullanılarak yapılan işlemlerde ve şikayet başvurularına ilişkin işlemler dahil Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden yapılacak ihale sürecine ilişkin işlemlerde teyit aranmaz.

c) Elektronik haberleşmede kullanılacak araçlar ile bunların teknik özellikleri, yaygın olarak kullanılan haberleşme ve bilgi teknolojisi ürünleri ile uyumlu ve kolay erişilebilir olmalı ve eşit muamele ilkesini sağlamalıdır.

d) Her türlü bilgi alışverişi ile bilginin muhafazasında; verilerin bütünlüğü ile tekliflerin ve başvuru belgelerinin gizliliğinin sağlanması esastır.

Bu Kanunda hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında Tebligat Kanunu hükümleri uygulanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılır.

(2) EKAP üzerinden tebligat, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilir.

(3) Tebligatın haklı veya zorunlu nedenlerle birinci fıkrada belirtilen yöntemler kullanılarak yapılamaması halinde Kanunun 65 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan diğer yöntemlere başvurulur.

(4) İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatta, mektubun teslim edildiği tarih tebliğ tarihi sayılır.

(5) Faks ile yapılan tebligatta, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan tebligatın aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilebilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Tebligatın, teyit işlemi ile bildirim tarihini kapsayacak şekilde ayrıca belgelendirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde tebligat usulsüz yapılmış sayılır ve Tebligat Kanununun usule aykırı tebliğe ilişkin hükümleri uygulanır.

(6) İdare tarafından ortak girişimlere yapılacak bildirim ve tebligat, belirtilen esaslar çerçevesinde pilot veya koordinatör ortağa yapılır. Ancak pilot veya koordinatör ortağın yabancı istekli olduğu ortak girişimlerde tebligatın imza karşılığı elden yapılamaması halinde;

a) Yerli isteklilerden hisse oranı en fazla olana,

b) En fazla hisse oranına sahip birden çok yerli isteklinin bulunması durumunda ise bu isteklilerden herhangi birine,

tebligat yapılır.

(7) Aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından idare ile yapılacak yazışmalarda, EKAP dışında elektronik ortam ve faks kullanılamaz.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü Şoförlü ve Şoförsüz Araç Kiralama Hizmet Alımı

b) Miktarı ve türü:

Müdürlüğümüz ve Bağlı sağlık tesislerinin, sağlık hizmetlerinin yürütülmesinde kullanılmak amacıyla 19 adet Şoförlü, 1 adet Şoförsüz olmak üzere Toplam 20 Adet Akaryakıt Hariç Araç Kiralama Hizmeti Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü ile Bağlı Sağlık Kurumları ve Tesisleri, Kırklareli, Lüleburgaz, Babaeski, Pınarhisar, Demirköy, Vize Devlet Hastaneleri, resmi hizmetlerin yürütülmesi için görevlendirilen yerler ve gerektiğinde il dışı görevlendirildiği yerler.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1.

İstekliler tarafından kısımların her birine ayrı ayrı veya tamamına teklif verilebilir. Kısım içinde kısmi teklif verilemez.” düzenlemesi yer almaktadır.

Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü tarafından “Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü Şoförlü ve Şoförsüz Araç Kiralama Hizmet Alımı” işinin açık ihale usulü ile gerçekleştirildiği, söz konusu ihalenin kısmi teklife açık ihale olduğu ve 11 kısımdan oluştuğu, ihalede 24 adet ihale dokümanı indirildiği, 26.04.2021 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 10 isteklinin teklif sunduğu görülmüştür.

İhale işlem dosyası incelendiğinde ihale komisyonunun görevlendirilmesine ilişkin yazıda bir başkan iki uzman üye, bir mali üye ve bir idari üyeden oluşan beş asil ve beş yedek üyenin belirlendiği, 30.04.2021 onay tarihli ihale komisyonu kararında ihale tarih ve saatinde ihalenin yapılacağı yer olan Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü toplantı salonunda tam ve eksiksiz olarak toplandığı, ihale komisyonunun bir asil uzman üyesinin idari izinli olması hasebiyle yerine yedek uzman üyenin katıldığı, ihale komisyonu kararının anılan üyelerce imza altına alındığı görülmüştür.

Öte yandan ihale işlem dosyası ve EKAP üzerinde yapılan incelemede idareye yapılan şikayet başvurularına yönelik cevapların yalnızca şikayet başvurusunda bulunan isteklilere tebliğ edildiği, diğer isteklilere tebliğde bulunulmadığı, dolayısıyla idarece Kamu İhale Kanunu’nun 55’inci maddesi hükmüne uygun hareket edilmediği anlaşılmakla birlikte başvuru sahibi yönünden süresi içerisinde itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu, bu durumun bir hak kaybına sebebiyet vermediği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin “ihale komisyonunun mevzuata uygun olarak oluşturulmadığı” yönündeki iddiası ile ilgili olarak yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden ihale komisyonunun biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşması gerektiği anlaşılmış olup yapılan tespit ve incelemeler neticesinde başvuru sahibinin söz konusu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan “ihale komisyonunun şikayet başvurularına yönelik cevabını tüm isteklilere bildirmesi gerekirken sadece şikayet başvurusunda bulunan isteklilere bildirdiği ve bildirimin uygun yapılmadığı” yönündeki iddiasına ilişkin olarak idarece Kamu İhale Kanunu’nun 55’inci maddesi hükmüne uygun hareket edilmediği anlaşılmakla birlikte başvuru sahibi yönünden süresi içerisinde itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu, bu durumun bir hak kaybına sebebiyet vermediği sonucuna varılmıştır.