İhaleye Başvuruda Bulunan İsteklilerin Teklif Dosyalarında Sunmaları Zorunlu Olan Belgelerin Teyidi Yapılabilir Olmasının Bu Belgeleri Sunma Zorunluluğunu Ortadan Kaldırmayacağı

Karar No              : 2020/UM.II-1047

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tarım ve Orman Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/140846 İhale Kayıt Numaralı “Sığır Cinsi İle Koyun ve Keçi Türü Hayvanların Kimliklendirilmesi İçin Kullanılmak Üzere Elektronik ve Klasik (Görsel) Kulak Küpesi Mal Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tarım ve Orman Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 22.04.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sığır Cinsi İle Koyun ve Keçi Türü Hayvanların Kimliklendirilmesi İçin Kullanılmak Üzere Elektronik ve Klasik (Görsel) Kulak Küpesi Mal Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ayvetsan Hayvancılık Gıda Nakliye Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi’nin 11.05.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.05.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 15.05.2020 tarih ve 21882 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.05.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/837 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

 İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Tarım ve Orman Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 22.04.2020 tarihinde ihalesi gerçekleştirilen 2020/140846 ihale kayıt numaralı “Sığır Cinsi ve Koyun Keçi Türü Hayvanlar İçin Elektronik ve Görsel Kulak Küpesi Mal Alımı İşi” ihalesine katıldıkları, 4 kısımdan oluşan ihalenin ilk 3 kısmında en düşük ve en avantajlı teklifleri verdikleri, ancak tekliflerinin ihale komisyonu tarafından son durumu gösteren ticaret sicil gazetesi eksik olduğundan bahisle ihale dışı bırakıldığı ve ihale sırasında Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğü’nün ihale komisyonuna gönderdiği “alıma ihtiyaç kalmadığı” hususundaki yazı gereğince ihalenin 1’inci ve 3’üncü kısımlarının iptaline karar verildiği, bu kararın ve tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na ve Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29’uncu maddesinin 7’nci fıkrası ve İdari Şartname’nin 7.7.1.1’inci ile 7.7.1.2’nci maddelerine aykırılık teşkil ettiği,

1) 2 sıra numarası ile teklif verdikleri ihalede, 06.05.2020 tarihli ihale komisyonu kararıyla Yönetmelik’in 36’ncı maddesi uyarınca, kendilerini temsil etmeyen, ortağı olmayan ve ihale ile doğrudan ilgisi bulunmayan Sadık Ekinci’nin, temsilcisi olduğuna ilişkin ticaret sicil gazetesinin sunulmaması sebebiyle ihale dışı bırakıldığı, idare tarafından eksik olduğu iddia edilen belgenin ihaledeki teklif fiyatını değiştirecek nitelikte ve kendilerini temsil eden kişiye ilişkin olmadığı, Sadık Ekinci’nin şirketin ortağı olmamakla birlikte şirkette temsil yetkisinin olduğu, ancak somut ihalede kendilerini temsil etmediği, Sadık Ekinci’nin ihalelere katılmaktan yasaklı olmadığı, Kanun’un 37’nci maddesinde aynen; “…teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir.” ifadesine yer verildiği, bu sürenin istekliye tanınmadan ihale dışı bırakıldığı, eksikliği iddia edilen belgeye idarenin ticaretsicil.gov.tr adresinden istediği zaman ulaşabileceği, bu nedenle ihale komisyonunun verdiği kararın mevzuata aykırılık teşkil ettiği,

…

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Tarım ve Orman Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 20.03.2020 tarihinde ilan edilen 2020/140846 İhale Kayıt Numaralı “Sığır Cinsi İle Koyun ve Keçi Türü Hayvanların Kimliklendirilmesi İçin Kullanılmak Üzere Elektronik ve Klasik (Görsel) Kulak Küpesi Mal Alımı” ihalesi 22.04.2020 tarihinde gerçekleştirilmiştir. 4 kısımdan oluşan ihaleye 5 adet teklif verilmiştir. İhale yetkilisince 06.05.2020 tarihinde onaylanan ihale komisyonu kararına göre ihalenin 1. ve 3. kısımları Gıda ve Kontrol Genel Müdürlüğünün 22.04.2020 tarihli yazısına istinaden ihtiyacın ortadan kalkması sebebiyle iptal edildiği, 2. kısmın ise tek geçerli teklif kalması ve Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesi doğrultusunda iptal edildiği anlaşılmıştır.

           Başvuru sahibi olan Ayvetsan Hayv. Gıda Nakl. San. ve Tic. A.Ş.nin şirket müdürü olan Sadık Ekinci’nin temsil yetkisine ait ilgili Ticaret Sicil Gazetesi sunulmadığından dolayı teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinde “İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır.” düzenlemesi,

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1’inci maddesinde “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a)(Mülga bent: 25/01/2017-29959 R.G./9. md.)

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,…” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik ile İdari Şartname maddesi uyarınca ihaleye teklif veren tüzel kişi isteklilerin teklif dosyalarında, noter tasdikli imza sirküleri ile birlikte tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi/Gazetelerinin veya bu bilgileri gösteren belgelerin sunulması gerekmektedir.

Başvuruya ait teklif dosyası incelendiğinde 25.05.2017 tarih ve 9333 sayılı, 14.05.2018 tarih ve 9577 sayılı 2 adet Ticaret Sicil Gazetesi sunulduğu, 14.05.2018 tarih ve 9577 sayılı ile sunulan ticaret sicil gazetesinde Ahmet Çağrı Bilici, Betül Ekinci Oral ve Mehmet Burak Bilici’nin münferiden şirketi temsile yetkili oldukları bilgisinin yer aldığı görülmüştür. Başvuru sahibinin Ticaret Sicil Gazeteleri www.ticaretsicil.gov.tr adresinden kontrol edildiğinde, teklif kapsamında sunulmayan 20.08.2018 tarih ve 9646 sayılı ticaret sicil gazetesinde Sadık Ekinci’nin Ayvetsan Hayv. Gıda Nakl. San. ve Tic. A.Ş.yi münferiden temsile yetkili şirket müdürü olarak seçildiği hususları tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları uyarınca tüzel kişi istekliler tarafından teklif dosyaları kapsamda, noter tasdikli imza sirküleri ile birlikte tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi/Gazetelerinin veya bu bilgileri gösteren belgelerin sunulmasının zorunlu olduğu, ancak başvuru sahibi tarafından Sadık Ekinci’nin şirketi münferiden temsile yetkili olduğunu tevsik eden 20.08.2018 tarih ve 9646 sayılı Ticaret Sicil Gazetesinin sunulmadığı tespit edildiğinden idarece söz konusu isteklinin teklifinin anılan gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer taraftan Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve  değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.” hükmüne,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz…” hükmüne yer verilmiştir.

Yönetmelik’in “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinde “…(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz….” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümleri uyarınca; teklifin isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgilerden oluştuğu, teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelerle ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin idarelerce tamamlatılamayacağı, ancak sunulan belgelerde teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği anlaşılmıştır.

Bu kapsamda istekliler tarafından teklif dosyasında sunulması istenilen belgelerin eksik sunulması durumunda idarelerce tamamlatılmayacağı, yapılacak aksi işlemlerin eksik belgenin tamamlatılması sonucunu doğuracağı ve bu durumun açıkça Kanun’a aykırılık teşkil edeceği sonucuna varılmıştır.

Yine ihaleye katılım için sunulan belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarının internet sitelerinden teyidinin yapılabilmesi durumunda, belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı, ihaleye başvuruda bulunan isteklilerin teklif dosyalarında sunmaları zorunlu olan belgelerin teyidi yapılabilir olmasının bu belgeleri sunma zorunluluğunu ortadan kaldırmayacağından dolayı başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.