Yazının İsteklileri Tereddüte Düşürecek Nitelikte Olması

Yazının İsteklileri Tereddüte Düşürecek Nitelikte Olması

Karar No              : 2020/UY.II-189

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/574019 İhale Kayıt Numaralı “Eyyübiye İlçesi Yardımcı, Atlı Konak ve Kırsal Mahallelerine İdare Malı  Kilitli Parke Taşı Yapım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Eyyübiye Belediye Başkanlığı tarafından 27.11.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Eyyübiye İlçesi Yardımcı, Atlı Konak ve Kırsal Mahallelerine İdare Malı Kilitli Parke Taşı Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Şerifoğulları Gıda Turizm İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Kapçanoğlu Taşımacılık Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığının 17.12.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.12.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.12.2019 tarih ve 57577 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.12.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

 KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 03.12.2019 tarihine kadar sunulması istenilen belgelerin saat 17.15 sıralarında idareye ulaştırıldığı ve idarenin güvenlik görevlilerine teslim edildiği, idarenin cevap yazısında ise söz konusu belgelerin 17.30’da teslim edildiği, bu itibarla söz konusu belgelerin saat 17.00’da ulaşması durumunda idarenin değerlendirmeyi bir sonraki gün yapacağının açık olduğu,

İdare tarafından istenilen belgeler her ne kadar mesai saati içerisinde ulaştırılmamış ise de aynı tarihte idarenin güvenlik görevlilerine teslim edildiği dikkate alındığında esasa aykırılık teşkil edecek bir durumun olmadığı,

İdarece şikayete verilen cevabın hukuki dayanaktan yoksun olduğu, beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirilmesi yazısında istenen belgelerin EKAP tarafından kullanıcılara kolaylık sağlanması amacıyla oluşturulmuş standart bir yazı olduğu, yazı içerisinde teyit edilebilme imkanı bulunmayan belgelerin seçilerek isteklilere gönderilmesi gerektiği, idare tarafından imza sirküleri hariç istenen tüm belgelerin teyidinin yapılabildiği, söz konusu imza sirkülerindeki yetkili kişilerin EKAP protokolünü imzalayan yetkililer olduğu, elektronik ihale sürecinde tüzel kişi adına e-teklif sunan kişilerin imza sirkülerini sunmasının gerekmediği, anılan belgelerin ihale sürecinde mesleki ve yeterlik belgesi olarak değerlendirilmesi ve istenmesinin de yerinde olmadığı,

İhaleye sunulan belgelerin hangi kamu kurum ve kuruluşlarından alınmış ise yazı yazılarak teyit edilmeleri gerektiği, söz konusu teyit işleminden numune ve/veya demonstrasyon istenilen işler, özel sektöre taahhüt edilen işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler ile e-teminat mektubu dışında teminat mektuplarının teyidinin anlaşılması gerektiği, idarece istenen belgeleri verilen süre içerisinde sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği, imza sirkülerinin ise ilgili noterlikten idarece teyit edilebileceği, ıslak imza ile imzalanan herhangi bir belgenin olmadığı, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre e-imza ile teklifin imzalandığı dikkate alındığında imza sirkülerinin teyidinin yapılmasını gerektirecek bir durumun olmadığı,

İdarece beyan edilen belgelerin sunulmasına yönelik yazıda İdari Şartname’nin 7.9, 7.10, ve 7.11’inci maddelerine uygun olarak belgelerin sunulması gerektiği belirtilmesine rağmen, İdari Şartname’nin 7.10 ve 7.11’inci maddelerinin bulunmadığı, sunulan tüm belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarından sorgulanması mümkün olan belgeler olduğu dikkate alındığında tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

…

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; e-teklif alınmak suretiyle yapılan ihalelerde Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmeliklerin ekinde bulunan diğer standart formların kullanılacağı, e-tekliflerin EKAP üzerinden yalnızca teklif mektubu ve eklerinin doldurularak hazırlanacağı, EKAP üzerinden gönderilmeyen tekliflerin kabul edilmeyeceği,

İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirmenin, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılacağı, bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı,

Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği, verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği anlaşılmaktadır.

27.11.2019 tarihinde yapılan ihaleye 9 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi Şerifoğulları Gıda Turizm İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Kapçanoğlu Taşımacılık Tic. ve San. Ltd. Şti. iş ortaklığına EKAP’tan gönderilen 29.11.2019 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi” konulu yazıda “Eyyübiye ilçesi Yardımcı, atlı konak ve kırsal mahallelerine idare malı kilitli parke taşı yapım işi işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan etiğimiz bilgileri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri, İdari Şartnamenin 7.9, 7.10 ve 7.11 inci maddelerine uygun olarak, 03.12.2019 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.

Sunulması Gereken Belgeler

İmza Beyannamesi

İmza Sirküleri

Vekaletname Bilgileri

Ticaret Sicili Bilgileri

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci Maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınan Geçici Teminat Mektubu (Bu mektuplara ilişkin bilgiler EKAP’a elektronik ortamda aktarılmalıdır.)

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci Maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınmayan Geçici Teminat Mektubu

Geçici Teminat Mektubu Dışındaki Teminatlar

EKAP’ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi

EKAP’ta Kayıtlı Olmayan İş Deneyim Belgesi

Mezuniyet Belgesi

Ortaklık Durum Belgesi

Diğer Belge

Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

12.12.2019 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi Şerifoğulları Gıda Turizm İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Kapçanoğlu Taşımacılık Tic. ve San. Ltd. Şti. iş ortaklığının 03.12.2019 tarihine kadar sunması gereken belgeleri sunmadığından değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Şeyhanlı İnşaat Elek. Tekstil Tem. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

İdarece EKAP’tan gönderilen 29.11.2019 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi” konulu yazının içeriği incelendiğinde; “beyan etiğimiz bilgileri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri, İdari Şartnamenin 7.9, 7.10 ve 7.11 inci maddelerine uygun olarak” ifadesi yer almakta ise de belirtilen İdari Şartname’de yazıda belirtildiğinin aksine 7.10’uncu ve 7.11’inci maddelerinin bulunmadığı, buna ek olarak söz konusu yazı ile istenilen belgeler kapsamında EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanabilecek belgelerin yer aldığı tespit edilmiştir.

Bu haliyle, idare tarafından İdari Şartname’de bulunmayan 7.10’uncu ve 7.11’inci maddelere dayanılarak bir yazının gönderildiği ve söz konusu yazı içeriğinde EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanabilecek belgelerin yer aldığı, bu durumun ise isteklileri tereddüde düşürecek mahiyette olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç itibarıyla idare tarafından isteklileri herhangi bir tereddüde düşürmeyecek şekilde EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyenler ile yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan veya yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilerek söz konusu işlemin yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi” konulu yazının yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.