Yaklaşık Maliyetin Üzerindeki Tekliflerin Kabul Edilmesi İdarenin Yetki ve Sorumluluğundadır

Karar No              : 2022/UH.II-701

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/180149 İhale Kayıt Numaralı “12 Aylık Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kocaeli İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 06.04.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “12 Aylık Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Altıntat Yemek Temizlik İnşaat Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti. nin 22.04.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.04.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.05.2022 tarih ve 21739 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/478 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İdarece alınan kesinleşen ihale komisyonu kararına göre, tekliflerinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı, yaklaşık maliyetin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci madde ve “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9’uncu madde düzenlemelerine uygun olarak belirlenmediği,

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci maddesinde “(1) İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir.

(2) Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde;

a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar,

b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar,

c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar,

ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar,

d) İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar,

Esas alınır.

(3) İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.

(4) Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9’uncu maddesinde “(1) Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde;

a) Her bir iş kaleminin miktarını ve gerçekleştirilmesine ilişkin şartları gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde her bir iş kaleminin adı, birimi, birim fiyatı ve bu fiyata dahil olan maliyetler ile varsa diğer unsurlar gösterilir.

b) Birim fiyata dâhil olan maliyetler, iş kalemi ile ilgili bütün unsurları içerecek şekilde düzenlenir ve bu iş kalemine dahil olmayan başka giderler öngörülmez.

…

(3) Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 7 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir. Bu tutar, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalandıktan sonra, ihale onay belgesinin ekine konularak ihale yetkilisine sunulur. Yüklenici için öngörülen kar tutarının bu cetvelde gösterilmesi zorunludur.

(4) Yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten itibaren ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği durumlarda, işi oluşturan unsurlara ilişkin maliyetler idarelerce, endeks üzerinden güncellenir.

(5) Asgari ücret ve diğer işçilik maliyetlerinde ilgili mevzuatından kaynaklanan değişiklikler nedeniyle yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığının belirlenmesi durumunda, gerekçesi belirtilmek suretiyle ihale komisyonu tarafından, bu maliyetler dikkate alınarak yaklaşık maliyet güncellenir.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde “16.3.1. Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu;

a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.

16.3.2. Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İhalesi

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

…

e) Miktarı:

Toplam Öğün Sayısı: 763.000

Normal Yemek: 470.000

Diyet Yemek: 90.000

Normal Kahvaltı: 158.000

Diyet Kahvaltı: 45.000

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Kocaeli İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı (teknik şartnamede tanımlı) sağlık tesislerdir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalenin konusunun Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İhalesi işi olduğu, elektronik teklif alınmak suretiyle açık ihale usulünde gerçekleştirilen ihalede 25 adet ihale dokümanı indirildiği, 06.04.2022 tarihinde yapılan ihaleye 9 isteklinin katıldığı, 13.04.2022 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre, ihalenin Meras Gıda İnş. Taş. Tur. Tem. Tic. ve San. İth. İhr. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi isteklinin teklifinin ise yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle uygun bulunmadığı tespit edilmiştir.

Ayrıca Yeni Doğuş Kurumsal A.Ş.nin 13.04.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, bu kapsamda yapılan inceleme neticesinde, Kamu İhale Kurulu tarafından alınan 11.05.2022 tarihli ve 2022/UH.II-600 sayılı kararda “…Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,” karar verildiği görülmüştür.

Şikâyete konu ihalede, ihale ilan tarihi 07.03.2022; ihale tarihi 06.04.2022 olup, idarece gönderilen ve yaklaşık maliyete dayanak teşkil eden belgeler incelendiğinde, ihale konusu işin yürütümünde çalıştırılacak personele ödenecek bedelin 2022 yılında yürürlükte bulunan brüt asgari ücret olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca yemek hizmeti için gerekli diğer bileşenler için yaklaşık maliyet hesabında Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci maddesinin ikinci fıkrasının (a), (b), (c) ve (ç) bentlerinin esas alındığı anlaşılmıştır.

Diğer taraftan yaklaşık maliyetin toplam tutarının 15.329.231,95 TL olarak belirlendiği, başvuru sahibinin teklifinin ise, anılan tutarın üzerinde 18.782.784,59 TL olduğu tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde, isteklilerin teklif fiyatlarının yaklaşık maliyetin üzerinde olması halinde ihale komisyonunun, yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen herhangi bir husus olup olmadığını, yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını, verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese edeceği ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ise ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahip olduğu, öte yandan yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında tekliflerin kamu yararı ve hizmet gereklerine göre kabul edilebileceği ve bu durumda sorumluluğun idareye ait olduğu açıklanmıştır.

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde, başvuru sahibi isteklinin teklifinin idarece hesaplanan yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu görülmüş olup Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddesi uyarınca yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilmesinin idarenin yetki ve sorumluluğunda olduğu anlaşıldığından anılan isteklinin bahse konu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer yandan, başvuru sahibinin yaklaşık maliyet hesabı yapılırken idarece Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 8’inci ve 9’uncu maddelerine uygun hesaplama yapılmadığı iddiaları incelendiğinde,

Şikâyete konu anılan Yönetmelik’in 8’nci maddesinin yaklaşık maliyet hesabına yönelik olduğu ve bu açıdan söz konusu iddia kapsamında şikâyete yol açan durumun farkına varılması gereken tarihin ihale tarihi olan 06.04.2022 tarihi olduğu, bu tarihi izleyen 10 gün içinde en geç 18.04.2022 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerekirken, bu süre geçtikten sonra 22.04.2022 tarihinde şikâyet başvurusunda bulunulduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin anılan iddiasının süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Ayrıca şikâyete konu aynı Yönetmelik’in 9’uncu maddesinin ise yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesine yönelik olduğu, bu açıdan söz konusu iddia kapsamında idarece yaklaşık maliyetin mevzuatta öngörülen usullerle hesaplandığı ve ilan tarihi ile ihale tarihi arasındaki sürede dikkate alındığında yaklaşık maliyetin güncellemesinin mevzuatta öngörülen durumlarla sınırlı olması ve bu koşulların ortaya çıkmaması sebebiyle idare tarafından yaklaşık maliyetin güncellemesini gerektirecek herhangi bir durum oluşmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin bahse konu diğer iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.