Sözleşmenin Kanuni Süreler Dikkate Alınmadan İmzalanmış Olması

Sözleşmenin Kanuni Süreler Dikkate Alınmadan İmzalanmış Olması

Karar No              : 2021/UH.II-1292

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/142305 İhale Kayıt Numaralı “Gaziantep İli Şehitkamil İlçesi 2021 Yılı 32300 Ton Kömürün Fakir ve Muhtaç Ailelere Vagondan Nakliye Aracına Aktarma Adrese Nakliye ve İndirme Hizmet Alım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Gaziantep Şehitkamil Kaymakamlığı Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı tarafından 13.04.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Gaziantep İli Şehitkamil İlçesi 2021 Yılı 32300 Ton Kömürün Fakir ve Muhtaç Ailelere Vagondan Nakliye Aracına Aktarma Adrese Nakliye ve İndirme Hizmet Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Poyrazoğlu Taşımacılık Spor Malzemeleri İnşaat ve Tarım Taahhüt İthalat İhracat Tic. Ltd. Şti.nin 28.04.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 07.05.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.05.2021 tarih ve 23363 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.05.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/865 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idare tarafından “Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğünün demiryolu hattında çalışma belgesinin geçerlik süresi iki yıl olup bitimine son bir ay kala ilgili kişinin talep etmesi halinde uzatılabilir. İsteklinin sunmuş olduğu TCDD Belgesi 01.07.2000 tarihli olup geçerlilik süresi 2 yıldır” gerekçelerine yer verilmek suretiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

h) TCDD İşletmesi Lojistik Müdürlüğü tarafından alınan çalışma sertifikası (551 numaralı genel emir) ” düzenlemesinin yer aldığı, aktarılan düzenlemeye uygun olarak Yunus Erçetin adına tanzim edilmiş, servis numarası:6/IX, seri Numarası:7693, veriliş tarihi 01.07.2020 olan Demiryolu Hattında Çalışma Belgesinin teklif dosyası ekinde sunulduğu,   söz konusu belgenin veriliş tarihi 01.07.2020 olmasına karşın belgeyi düzenleyen kurum tarafından bu tarihin sehven 01.07.2000 şeklinde yazıldığı, anılan belgenin 01.03.2017 tarihinde yürürlüğe giren “Demiryolu Altyapısında Yükleniciler Tarafından Yürütülen Yapım, Bakım ve Onarım Faaliyetlerinde Emniyet Gereksinimlerine Dair 551 Numaralı Genel Emir” kapsamında düzenlendiği, dolayısıyla teklif dosyası kapsamında sunulan çalışma belgesinin veriliş tarihinin 01.07.2000 olmasının mümkün olmadığı, belgenin veriliş tarihine ilişkin sehven yapılan hatanın idareden kaynaklandığı, nitekim belgeyi düzenleyen idareye yapılan başvuru neticesinde bu maddi hatanın düzeltildiği ve aynı seri ve sıra numarası ile 01.07.2020 tarihli belgenin taraflarına verildiği, söz konusu belgenin veriliş tarihine ilişkin sehven yapılan maddi hatanın belgeyi düzenleyen kurumdan kaynaklandığı ve bu hatanın idarece bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

…

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Gaziantep İli Şehitkamil İlçesi 2021 yılı 32300 ton kömürün fakir ve muhtaç ailelere vagondan nakliye aracına aktarma adrese nakliye ve indirme hizmet alım işi

b) Miktarı ve türü: Gaziantep İli Şehitkamil İlçesi 2021 yılı 32300 ton kömürün fakir ve muhtaç ailelere vagondan nakliye aracına aktarma adrese nakliye ve indirme işi

Gaziantep İli Şehitkamil İlçesi 2021 yılı 32300 ton kömürün fakir ve muhtaç ailelere vagondan nakliye aracına aktarma adrese nakliye ve indirme işi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Gaziantep Şehitkamil İlçesi

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

h) TCDD İŞLETMESİ LOJİSTİK MÜDÜRLÜĞÜ TARAFINDAN ALINAN ÇALIŞMA SERTİFİKASI  ( 551 NUMARALI GENEL EMİR)

…” düzenlemesi yer almaktadır.

TCDD tarafından yayımlanan ve 01.03.2017 tarihinde yürürlüğe giren Demiryolu Altyapısında Yükleniciler Tarafından Yürütülen Yapım, Bakım Ve Onarım Faaliyetlerinde Emniyet Gereksinimlerine Dair 551 Numaralı Genel Emir’in “Çalışmalarda görev alanların nitelikleri ve eğitimleri başlıklı 9’uncu maddesinde “…(5) Çalışanlar: Refakat görevlisi, emniyet yöneticisi ve emniyet görevlisi dışında kalan ve çalışmalarda görev alan kişilerdir. Kişisel emniyetlerini sağlamaktan sorumludurlar. Emniyet yöneticisinin ve emniyet görevlisinin emir ve talimatlarına uymakla yükümlüdürler.

a) Nitelikleri:

1) Okuryazar olmak, demiryolu hattı üzerinde seyreden her türlü demiryolu aracını kullananlar en az lise veya dengi okul mezunu olmak.

2) TCDD Trafik ve İstasyon Yönetimi Dairesi Başkanlığı’nın ‘’Demiryolu Altyapısında Yürütülen Yapım, Bakım ve Onarım Faaliyetlerinde Uyulacak Emniyet Kuralları Eğitimi’’ eğitim programına katılmış ve başarılı olmuş olmak. Başarılı olanlara Resim-5’de gösterilen belge düzenlenir.

…” düzenlemesi yer aldığı görülmüş olup anılan Genel Emirde yer alan Resim 5’in “Demiryolu hattında çalışma belgesi” taslağına ilişkin olduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan teklif dosyası incelendiğinde,  İdari Şartname’nin 7.1.h maddesinde istenilen TCDD İşletmesi Lojistik Müdürlüğü tarafından alınan Çalışma Sertifikası’nı tevsiken TCDD 6. Bölge Müdürlüğü tarafından ***120 T.C kimlik numaralı Yunus Erçetin adına düzenlenen servis numarası 6/IX, seri numarası 7693, veriliş tarihi 01.07.2000 olan Demiryolu Hattında Çalışma Belgesinin sunulduğu, söz konusu belgenin arka yüzünde “Bu belge veril tarihinden itibaren 2 yıl süresince geçerlidir. Bu süre içerisinde belge sahibi, TCDD hatlarında çalışabilir…” açıklamasının yer aldığı tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebileceği, istekliler tarafından sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılacağı, bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebileceği, söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verileceği anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi istekli tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu ve kuruma yapılan itirazen şikâyet başvurusu ekinde, söz konusu belgenin veriliş tarihinin sehven yanlış yazıldığını belirten TCDD 6. Bölge Müdürlüğüne gönderilen bir yazı ve anılan belgenin aynı seri ve sıra numarası ile veriliş tarihi 01.07.2020 olacak şekilde yeniden düzenlenmiş haline ilişkin bir fotokopi konulduğu görülmüştür.

Başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan ve itirazen şikâyete konu olan TCDD 6. Bölge Müdürlüğü tarafından ***120 T.C kimlik numaralı Yunus Erçetin adına düzenlenen servis numarası 6/IX, seri numarası 7693 olan Demiryolu Hattında Çalışma Belgesinde belgenin veriliş tarihinin 01.07.2000 olarak ifade edildiği görülmekle birlikte söz konusu belgenin TCDD tarafından yayımlanan ve 01.03.2017 tarihinde yürürlüğe giren Demiryolu Altyapısında Yükleniciler Tarafından Yürütülen Yapım, Bakım Ve Onarım Faaliyetlerinde Emniyet Gereksinimlerine Dair 551 Numaralı Genel Emir kapsamında düzenlenip düzenlenmediği hususunda tereddüt oluşmuştur. Başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgenin 01.03.2017 tarihinde yürürlüğe giren 551 sayılı Genel Emir kapsamında düzenlenmesi durumunda belgenin veriliş tarihinin 01.07.2000 olmasının hukuken ve fiilen mümkün olmadığı anlaşılmış olup,  belgenin geçerlilik süresine ilişkin tereddüt yaratacak bu hususun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilebileceği sonucuna  ulaşılmıştır.

Bu çerçevede, söz konusu belgeyi düzenleyen TCDD 6. Bölge Müdürlüğüne gönderilen 17.06.2021 tarihli Kurum yazısı ile anılan belgenin taraflarınca Demiryolu Altyapısında Yükleniciler Tarafından Yürütülen Yapım, Bakım Ve Onarım Faaliyetlerinde Emniyet Gereksinimlerine Dair 551 Numaralı Genel Emir kapsamında düzenlenip düzenlenmediği, taraflarınca düzenlenmiş ise belgenin hangi tarihte verildiği hususunda gerekli bilgi ve belgeler talep edilmiştir.

TCDD 6. Bölge Müdürlüğüne gönderilen cevap yazısında “Teşekkülümüz tarafından 01.03.2017 tarihinde yayımlanan Demiryolu Altyapısında Yükleniciler Tarafından Yürütülen Yapım, Bakım Ve Onarım Faaliyetlerinde Emniyet Gereksinimlerine Dair 551 Numaralı Genel Emir kapsamında düzenlenen eğitim programına katılan ve yapılan sınavda başarılı olan Yunus ERÇETİN adına 7693 seri nolu “Demiryolu Hattında Çalışma Belgesi” sehven 01.07.2000 tarihli olarak düzenlenmiş daha sonra da 01.07.2020 olarak düzeltilmiştir.” ifadelerine yer verildiği ve söz konusu yazı ekinde anılan Demiryolu Hattında Çalışma Belgesinin düzeltilmiş halinin bir örneği gönderilmiştir.

23.06.2021 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan TCDD 6. Bölge Müdürlüğünün 186557 sayılı yazısından başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan Demiryolu Hattında Çalışma Belgesinin veriliş tarihinin belgeyi düzenleyen TCDD 6. Bölge Müdürlüğünce sehven yapılan bir hatadan dolayı 01.07.2000 olarak belirtildiği,  esasen anılan istekli tarafından teklif doyası kapsamında sunulan servis numarası 6/IX, seri Numarası 7693 olan demiryolu hattında çalışma belgesinin veriliş tarihinin 01.07.2020 olduğu anlaşılmıştır. Bu itibarla, başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan servis numarası 6/IX, seri Numarası 7693 olan demiryolu hattında çalışma belgesinin veriliş tarihinin 01.07.2020 olduğu, belgenin arka yüzünde belirtildiği üzere belgenin veriliş tarihinden itibaren 2 yıl için geçerli olduğu ve ihalenin de 13.04.2021 tarihinde gerçekleştirildiği dikkate alındığında başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan demiryolu hattında çalışma belgesinin ihale tarihi itibari ile geçerli olduğu anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna  ulaşılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41’inci maddesinde “İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir.

İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz.” hükmü,

  Aynı Kanun’un “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “… İdareye şikayet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümlerinden ihale sürecindeki işlem veya eylemlerinin hukuka aykırılığı iddiasıyla idareye şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirâzen şikâyet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirâzen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanmasının mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

Şikâyete konu ihalede EKAP üzerinden gönderilen 18.05.2021 tarihli yazı ile Ceren Turizm Temizlik Gıda İnşaat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sözleşme imzalamaya davet edildiği, bunun üzerine anılan istekli ile 26.05.2021 tarihinde sözleşme imzalandığı görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un “İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinin son fıkrasında idareye şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamayacağı hükme bağlanmış olup, söz konusu sözleşmenin kanunî süreler dikkate alınmadan imzalandığı tespit edilmiştir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece Poyrazoğlu Taşımacılık Spor Malzemeleri İnşaat ve Tarım Taahhüt İthalat İhracat Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.