NUMUNE DEĞERLENDİRME SÜRECİNDEKİ EKSİKLİKLER VE BU EKSİKLİKLERİN GİDERİLMESİ GEREKLİLİĞİ

Karar Tarihi : 25.04.2024

Karar No : 2024/UM.I-606

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Adana İl Sağlık Müdürlüğü Adana Seyhan Devlet Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/1204401 İhale Kayıt Numaralı “37 Kalem Biyomedikal Sarf Malzeme” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Adana İl Sağlık Müdürlüğü Adana Seyhan Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 29.11.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “37 Kalem Biyomedikal Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akay İlaç Maden Medikal Turizm İnş. Tar. Tic. Ltd. Şti.nin 29.12.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.01.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.01.2024 tarih ve 127646 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.01.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. 04.04.2024 tarih ve 2024/MK-35 sayılı Kurul kararı üzerine yapılan incelemeye aşağıda yer verilmiştir.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/90-01 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, kısmi teklife açık ihalenin 29’uncu kalemi olan “Yüksek Düzey Alet Dezenfektanı” ürününün yüksek düzey dezenfeksiyon sağlama amacıyla kullanıldığı, bu ürünlerde “Sporisidal” etkinliğin zorunlu bir özellik olduğu, bu özelliğin mevcut piyasadaki ürünlerde 5 dakika civarında olduğu, ihale üzerinde kalan Selçuk Çelik Kimya San. Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu ürünün etkinlik süresinin 3 saat olduğu, bu nedenle sunulan ürünün Teknik Şartname’nin 6’ncı maddesine uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

…

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince idarelerce ihale konusu işin özelliği dikkate alınarak ihaleye katılacak isteklilerden, mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak teklifleri ile birlikte numune sunmaları istenebilmektedir. İdarelerce ihaleye katılacak isteklilerden, mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak teklifleri ile birlikte numune sunmaları istenilmiş ise, bu durumda istekliler tarafından idareye sunulan numune ile ilgili olarak idare tarafından sunulan numunenin ihale dokümanı ile istenilen yeterlik kriterlerini sağlayıp sağlamadığı denetiminin yapılmasının zorunlu olduğu, ayrıca ürünün Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır. Bununla birlikte idare tarafından bu yetki ve sorumluluk kullanılarak değerlendirme yapılırken kamu ihale mevzuatına ve kesinleşen ihale dokümanına uygun olarak, isteklilerde herhangi bir tereddüde yer vermeyecek şekilde değerlendirme yapılması gerekmektedir.

Ayrıca Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde yer alan hükümlerden, numune değerlendirmesi sürecinde numunenin fiziksel niteliklerinin inceleneceği ve numunenin fiziksel özelliklerinin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının kontrol edileceği, yapılan inceleme sonucunda ise numunenin uygunluk durumuna ilişkin tutanak düzenleneceği ve numunenin uygun bulunmaması halinde bu tutanakta uygun bulunmama gerekçelerine yer verileceği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde ihale tarihinden sonra, teklif veren isteklilerden numune isteneceği, numune talep bildirim işlemlerinin EKAP üzerinden yapılacağı, isteklilerin, teklif edecekleri ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunun değerlendirilmesini sağlayacak şekilde teklif edilen kısım / kısımların tüm kalemlere ait en az 1 adet numuneyi getireceği ve teklif ettikleri kalem veya kalemlere ait ürünlerin teklif sırası, firma ve ürünün adı, marka ve modelleri belirtilerek numune teslim tutanağı ile birlikte teslim edileceği, ayrıca değerlendirmede teknik şartnameye uygun olmadığı tespit edilen ürünün/ürünlerin değerlendirme dışı bırakılacağının düzenlendiği, idarece ihale üzerinde bırakılan istekliye 28.11.2023 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile numune örneğinin istenildiği, idarece gönderilen ihale işlem dosyası içinde yer alan numune değerlendirme tutanağında ihalenin 29’uncu kısmına teklif veren 3 isteklinin de numunesinin uygun olduğunun ifade edildiği, söz konusu numune değerlendirme tutanağını imzalayan kişilerin ise ihale komisyonun asil ya da yedek üyelerinden olmadığı anlaşılmıştır.

Bu çerçevede, teklif edilen ürüne ilişkin sunulan numunenin Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu, bununla birlikte idare tarafından bu yetki ve sorumluluk kullanılarak değerlendirme yapılırken kamu ihale mevzuatına ve kesinleşen ihale dokümanına uygun olarak isteklilerde herhangi bir tereddüde yer vermeyecek şekilde değerlendirme yapılması gerektiği, idare tarafından gerçekleştirilen numune değerlendirmesine ilişkin işlemlerin ihale komisyonu üyesi/üyelerinin katılımıyla gerçekleştirilmediğinden mevzuata uygun olmadığı, idare tarafından ihalenin 29’uncu kısmına teklif veren isteklilerin numunelerinin ihale dokümanı ve mevzuata uygun olarak ihale komisyonunun en az bir üyesi veya en az bir üyesinin bulunduğu bir heyet tarafından yeniden değerlendirilmek suretiyle ihale işlemlerinin sonuçlandırılması gerektiği anlaşılmıştır.

…

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan istekli ile başvuru sahibi istekli tarafından ihalenin 29’uncu kısmına teklif edilen ürünlere ilişkin numune değerlendirmesinin ihale dokümanı ve mevzuata uygun olarak ihale komisyonu üyesi/üyelerinin katılımıyla tekrar yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.