İhaleye Vekaleten Katılımda Vekil Adına Düzenlenmiş Noter Onaylı Vekaletname ve Vekilin Noter Tasdikli İmza Beyannamesinin Sunulması Zorunludur

Karar No              : 2022/UM.I-736

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/327165 İhale Kayıt Numaralı “Koruge ve Polietilen Boru Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Niğde Belediye Başkanlığı Su ve Kanalizasyon Müdürlüğü tarafından 11.05.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Koruge ve Polietilen Boru Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Fmb Hırdavat Mak. Elekt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 17.05.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.05.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 26.05.2022 tarih ve 24771 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/541 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklifi imzalayan yetkiliye ilişkin vekaletname ile imza beyannamesinin teklif zarfında sunulmasına karşın ortağa ilişkin imza beyannamesi ve/veya imza sirkülerinin de teklif zarfında sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarece tesis edilen işlemin uygun olmadığı ve tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

…

b) Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Tüzel kişilerde; aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. …

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile elektronik ihaleler hariç vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur. …” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: KORUGE VE POLİETİLEN BORU ALIMI İŞİ MAL ALIMI

b) Varsa kodu: –

c) Miktarı ve türü: ÇEŞİTLİ CİNS VE MİKTARLARDA 16 KALEM MALZEME SATIN ALIMI.MAL ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: NİĞDE BELEDİYE BAŞKANLIĞI AMBAR MEMURLUĞUNA TEK PARTİ HALİNDE TESLİM EDİLECEKTİR.

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

“İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2022/327165

b) İhale usulü: Açık ihale.

…

d) İhale (son teklif verme) tarihi: 11.05.2022

e) İhale (son teklif verme) saati: 11:00

…

3.2. Teklifler ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. İhale (son teklif verme) saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz. …” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler;

…

2) Tüzel kişi olması halinde, teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesi. Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler sunulur.

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi, …” düzenlemesi yer almaktadır.

Niğde Belediye Başkanlığı Su ve Kanalizasyon Müdürlüğü tarafından 2022/327165 İhale Kayıt Numaralı “Koruge ve Polietilen Boru Alımı İşi” ihalesinin açık ihale usulü ihaleye çıkarıldığı, söz konusu ihaleye 4 isteklinin teklif sunduğu, 12.05.2022 onay tarihli ihale komisyonu kararıyla; Öz-Plas Plas. İml. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd Şti.nin teklifinin “… BANKA REFERANS MEKTUBUNU SUNMAMASI …” gerekçesiyle, başvuru sahibi istekli Fmb Hırd. Mak. Elkt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin ise “… MAL ALIMLARI UYGULAMA YÖNETMELİĞİNİN 36. MADDESİ VE İDARİ ŞARTNAMENİN 7.1 MADDESİNİN B BENDİNİN 2 NUMARALI ALT BENDİNDE BELİRTİLEN TEKLİF MEKTUBUNU İMZALAYANIN NOTER TASDİKLİ İMZA BEYANNAMESİNİ SUNMAMASI (“TÜZEL KİŞİLERDE İSTEKLİLERİN YÖNETİMİNDEKİ GÖREVLİLİER İLE İLGİSİNE GÖRE, ORTAKLAR VE ORTAKLIK ORANLARINA (HALKA ARZ EDİLEN HİSSELER HARİÇ)/ÜYELERİNE/KURUCULARINA İLİŞKİN BİLGİLER İDAREE EKAP’TAN ALINIR.” HÜKMÜNE GÖRE EKAP ÜZERİNDEN SORGULAMASI YAPILMIŞ OLUP ŞİRKET SAHİBİNİN FATİH MEHMET SEYMAN OLDUĞU TESPİT EDİLMİŞTİR. ANCAK ŞİRKET SAHİBİNE AİT İMZA SİRKÜSÜ VEYA İMZA BEYANNAMESİNİN İHALE TEKLİF DOSYASINDA BULUNMADIĞI, SADECE VEKALETNAME İLE VEKİLİN İMZA SİRKÜSÜNÜN BULUNDUĞU KOMİSYONUMUZ TARAFINDAN TESPİT EDİLMİŞTİR.) SEBEBİYLE TEKLİFİ DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILMIŞTIR. …” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Turanlar Yap. Malz. İnş. Nak. Tur. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi istekli olarak, Fırat Plas. Kau. San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İdare tarafından Fmb Hırd. Mak. Elkt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.ye ilişkin olarak EKAP üzerinden sorgulama yapıldığında; söz konusu isteklinin tek ortaklı limited şirket olduğu, ortağının 288******** T.C. kimlik numaralı Fatih Mehmet Seyman olduğu, bahse konu kişinin tüzel kişilikte yürüttüğü görevin 07.05.2014 tarihinden 29.04.2039 tarihine kadar müdür olduğu ve adı geçen kişinin tüzel kişiliği münferiden temsile yetkili olduğu bilgilerine erişildiği görülmüştür.

Fmb Hırd. Mak. Elkt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından teklif zarfı içerisinde; sunulmayacak belgeler tablosunun sunulduğu, sunulan tabloda “Noterler Birliği Tarafından Düzenlenen Vekaletnameler ve Azilnameler”e ilişkin teyit kriterinin “TC Kimlik Numarası / Yabancı Kimlik Numarası, Noterlik Adı / Konsolosluk Adı, Yevmiye Tarihi, Yevmiye Numarası”, teyit bilgisinin “VKN 388******* (Kendisi) için Vekalet Verilen 582******** TCKN/YKN; Noterlik Adı KARTAL 22; Yevmiye Tarihi 03.01.2022; Yevmiye No 87 İçin Vekaletname/Azilname/İstifaname Bilgisi”, teyit adresinin “https://ekap.kik.gov.tr” şeklinde doldurulduğu görülmüştür.

Söz konusu vekaletnameye ilişkin EKAP (https://ekap.kik.gov.tr) üzerinden sorgulama yapıldığında; anılan vekaletnamenin 03.01.2023 tarihine kadar geçerli olduğu ve bahse konu vekaletnamede “Şirketimiz adına Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan bilimum Belediyeler, Askeri makamlar ve diğer özel veya tüzel, şahıs veya şirketler ile bilcümle kamu kurum ve kuruluşları tarafından açılmış veya açılacak olan ihalelere şirketimiz adına katılmaya, açık artırma, eksiltme veya pazarlığa iştirake, kapalı zarf vermeye, tekliflerde bulunmaya … [03.01.2023 (Üç Ocak İkibinyirmiüç) Salı günü mesai bitimine kadar] [Münferiden] yetkili olmak üzere [582********] T.C. Kimlik Numaralı [ALİ] [KÜÇÜK], … tarafımdan vekil tayin edildi.” ifadelerine yer verildiği, söz konusu vekaletnamede vekil edenin Fmb Hırd. Mak. Elkt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.  adına söz konusu şirketin yetkilisi 288******** T.C. kimlik numaralı Fatih Mehmet Seyman olduğu görülmüştür.

Öte yandan anılan istekli tarafından teklif zarfı içerisinde; Kartal 22. Noterliği tarafından 18.02.2019 tarih ve 03877 yevmiye numarasıyla düzenlenen imza beyannamesinin sunulduğu, söz konusu beyannamede 582******** T.C. kimlik numaralı Ali Küçük’e ait imza örneklerinin yer aldığı görülmüş, birim fiyat teklif mektubu ve eki birim fiyat teklif cetvelinin anılan şahıs tarafından imzalandığı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri uyarınca, ihalelere katılacak isteklilerin tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesini teklif kapsamında sunmasının zorunlu olduğu, vekaleten ihaleye katılma halinde ise vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile elektronik ihaleler hariç vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulmasının zorunlu olduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekli Fmb Hırd. Mak. Elkt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından ihaleye vekaleten katılım sağlandığı, diğer bir ifadeyle birim fiyat teklif mektubu ve eki birim fiyat teklif cetvelinin vekil tarafından imzalandığı, anılan istekli tarafından vekaletnameye ilişkin bilgilerin sunulmayacak belgeler tablosunda beyan edildiği, beyan edilen bilgiler doğrultusunda EKAP üzerinden vekaletnameye erişildiği, bahse konu istekli tarafından ayrıca vekile ilişkin imza beyannamesinin teklif zarfında sunulduğu, yukarıda yer verilen mevzuat gereğince anılan isteklinin ilave belge sunmasına gerek bulunmadığı, dolayısıyla idarece söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekçesinin uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Fmb Hırd. Mak. Elkt. İnş. Yed. Par. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.