İhale Tarihinden Önce Bir Belgeye “Aslı İdarece Görülmüştür” Şerhi Düşülmesinin O Belgenin Yeterlik Kriterini Sağladığı Anlamına Gelmediği

İhale Tarihinden Önce Bir Belgeye “Aslı İdarece Görülmüştür” Şerhi Düşülmesinin O Belgenin Yeterlik Kriterini Sağladığı Anlamına Gelmediği

Karar No              : 2021/UH.II-1242

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/169125 İhale Kayıt Numaralı “Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü Şoförlü ve Şoförsüz Araç Kiralama Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 26.04.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kırklareli İl Sağlık Müdürlüğü Şoförlü ve Şoförsüz Araç Kiralama Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Tarık Yaldız’ın 10.05.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.05.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.05.2021 tarih ve 23577 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.05.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/889 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 1, 2 ve 11’inci kısımlarına ilişkin olarak;

…

3) İhalenin birinci oturumunda tüm istekliler huzurunda yazılı ve yüksek ses ile ihale teklif zarflarının içerinde bulunan belgelerinin kontrol edilerek “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”na işlendiği, sunmuş oldukları teklif zarfına ilişkin olarak Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’na “İş Deneyim Belgesi”nin “Var” olarak işlendiği, söz konusu iş deneyim belgesinin fiziki olarak teklif zarfında sunulduğu, sonrasında ihale komisyonunun kararı ile “Firmanın ihale teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin sadece EKAP güncelleme sayfası çıktısı olduğu tespit edilmiştir” şeklinde ifade edilerek değerlendirme dışı bırakıldıkları, söz konusu durumun Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesine aykırı olduğu, söz konusu belgenin ilk oturumda “var” olarak değerlendirilip daha sonrasında “yok” olarak tespit edilmesinin mevzuata aykırı olduğu, ihaleye iştirak etmeden önce bilgi ve belgelerin İdari Şartname’nin 7’nci maddesi gereğince idarece “Aslı İdarece Görülmüştür” şerhiyle onaylandığı, idarece onaylanan söz konusu iş deneyim belgesinin ayrıca EKAP’ta kayıtlı 12.11.2020 tarih ve 2019/378237-3529791-1-1 sayılı belge olduğu, sunulan belgenin yeterli olduğu,

…

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

 Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.  …” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur. …” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

…

7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

…

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler. …” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede başvuru sahibi tarafından teklifi kapsamında iş deneyim belgesinin güncellenmesine ilişkin EKAP üzerinden oluşturulan güncelleme çıktısının sunulduğu, sunulan belgenin 27.11.2020 tarihli olduğu, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki Hizmet Alımı İhalelerine ilişkin oluşturulduğu, belgedeki ihale tarihi bilgisinin 19.11.2015 ve ilan/davet tarihi bilgisinin ise 16.10.2020 olarak belirlendiği, belge tutarının 248.538,00 TL olduğu, güncellenmiş tutarın 504.569,17 TL olduğu, belge üzerinde iş deneyim belgesine ilişkin tarih ve sayının bulunmadığı, sunulan belgenin “aslı idarece görülmüştür” şerhi taşıdığı görülmüştür. Bunun dışında ihale işlem dosyasında istekliye ait teklif belgeleri kapsamında iş deneyimini tevsik etmek için başka bir belge sunulmadığı anlaşılmıştır.

Öte yandan ihalenin birinci oturumda oluşturulan “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” incelendiğinde başvuru sahibine ilişkin iş deneyim belgesinin “Var” olarak belirlendiği, 30.04.2021 onay tarihli ihale komisyonu kararında ise “Teklif zarfları isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre komisyon başkanı ve komisyon üyelerince açılmıştır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektupları ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilmiştir. Akabinde, ayrıntılı incelenen teklif zarfları içerisindeki belgelerin değerlendirilmesi neticesinde; (ilgili ticaret ve/veya sanayi odası belgesi, teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri, standart forma uygun teklif mektubu, standart forma uygun geçici teminat mektubu, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde düzenlenen yeterlik belgeleri, vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi, standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi, iş deneyim belgesi ve idari şartname’nin 7. maddesinde ihaleye katılım için gereken diğer belgeler.) … İhaleye 7. Sırada teklif veren Yaldızlar Taşımacılık-Tarık Yaldız firmasının teklif zarfı içerisinde sunmuş olduğu iş deneyim belgesinin sadece EKAP güncelleme sayfası çıktısı olduğu tespit edilmiştir.” ifadelerine yer verilerek başvuru sahibinin iş deneyim belgesi olarak EKAP güncelleme çıktısını sunduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinden ihale komisyonunun teklif zarflarını alınış sırasına göre inceleyeceği, 30’uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarfların bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmayacağı, zarfların isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılacağı, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği, belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan isteklilerin tutanakla tespit edileceği, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarının açıklanacağı ve bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanağın ihale komisyonunca imzalanacağı, bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlanamayacağı, teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturumun kapatılacağı,

 “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinden tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verileceği, ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği, belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği, bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçileceği, bu aşamada isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığının inceleneceği, uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmakta olup birinci ve ikinci oturumlarda ihale komisyonu tarafından gerçekleştirilecek işlemler hüküm altına alınmıştır.

Öte yandan İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinden isteklilerin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak; ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri sunmalarının zorunlu olduğu, istekliler tarafından teklif edilen bedelin % 25’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerektiği, isteklilerin belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorunda olduğu, isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilecekleri anlaşılmaktadır.

 “İş Deneyim Tutar Güncelleme” sayfasının Kurum’un internet sitesi üzerinden herkesin erişimine açık, iş deneyim belgelerinin güncellenmesi amacıyla Kurum tarafından oluşturulan bir hesaplama aracı olduğu, bu sayfadan alınan güncelleme çıktılarında iş deneyim belgesine ait tarih, sayı, yüklenici bilgileri, işin ve idarenin adı, sözleşme tarihi ve kabul tarihi gibi hususların yer almadığı, dolayısıyla bu sayfaya ilişkin bir çıktının tek başına iş deneyimini tevsik edici belge olarak kabul edilmesinin mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan tespitler ve mevzuat hükümleri bir arada değerlendirildiğinde, her ne kadar idarece ilk oturumda düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağında başvuru sahibine ilişkin iş deneyim belgesinin “Var” olarak belirlendiği görülmüş olsa da şikayet başvurusuna verilen cevaptan “ “iş deneyim belgesi” adı altında bir belgenin sunulduğu” gerekçesiyle zarf açma ve belge kontrol tutanağında söz konusu tespitin yapıldığı, ikinci oturumda yapılan ayrıntılı değerlendirme sonucunda ise başvuru sahibinin iş deneyim belgesi olarak EKAP güncelleme çıktısı sunmasının değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olduğu anlaşılmaktadır. 

Bu itibarla başvuru sahibinin teklifi kapsamında İdari Şartname’nin 7’nci maddesine uygun olan iş deneyimini tevsik edici belgeyi veya belgeleri sunması gerekmekte iken iş deneyim belgesi olarak EKAP güncelleme çıktısı sunmasının mevzuata uygun olmadığı, isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesinin yapıldığı ikinci oturumda ihale komisyonunca yapılan değerlendirmenin ve bu gerekçeyle isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka ve mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır.

Öte yandan isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilecekleri, ancak bu durumun belgelerin sunuluş şekline ilişkin bir düzenleme olduğu, iddia edilenin aksine idare tarafından ihale tarihinden önce bir belgeye “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülmesinin o belgenin yeterlik kriterini sağladığı anlamına gelmediği, belgenin sunuluş şekline ilişkin bir onay olduğu anlaşıldığından ve dosya kapsamında idarece “aslı idarece görülmüştür” şerhiyle onaylı bir iş deneyim belgesi bulunmadığı görüldüğünden iddia yerinde görülmemiştir.