İdare Aşırı Düşükte Önemli Olduğu Tespit Edilen Maliyet Bileşenlerini Tereddütte Mahal Vermeyecek Şekilde Belirlemelidir

İdare Aşırı Düşükte Önemli Olduğu Tespit Edilen Maliyet Bileşenlerini Tereddütte Mahal Vermeyecek Şekilde Belirlemelidir.

Karar No              : 2023/UH.I-430

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1303730 İhale Kayıt Numaralı “2 Kısım 16+1 Kişilik Minibüs Gündüz ve Vardiya Personeli Taşıma Hizmet İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Diyarbakır Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü tarafından 02.01.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2 Kısım 16+1 Kişilik Minibüs Gündüz ve Vardiya Personeli Taşıma Hizmet İşi” ihalesine ilişkin olarak Umaylar İnşaat Taşımacılık Turizm Gıda Temizlik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin 27.01.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.01.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.02.2023 tarih ve 78323 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.02.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/256 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1)İhalenin 2’nci kısmında aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan iki isteklinin de üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin Kamu ihale Genel tebliği 79.2.2.1’nci maddesinde yer alan açıklamalara aykırı olduğu, aşırı düşük teklif açıklamaları idarece kabul edilen iki isteklinin 17 araç ile yapılan personel taşımacılığı işinde önemli bir bileşen olan yakıt fiyatlarını tevsiken aldığı fiyat tekliflerinde meslek mensubunca (YMM, SMMM) fiyat tekliflerinde bulunması gereken ilgili ibarelerin yazılmadığı,

2) Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği 79.2.7’nci maddesi gereğince EPDK verilerinin baz alınması gerektiği, ilgili isteklilerce EPDK verilerine ait herhangi bir belge, dosya eklerinde sunulmadığı, açıklamada bulunan iki isteklinin yapmış oldukları yazılı açıklamalarda bahse konu iş kapsamında çalıştırılacak 17 aracın yakıt sarfiyatı hesabında kullanılan ortalama yakıt tüketim miktarını yetkili bir satıcıdan alınan bir belgeye ya da araçların yetkili satıcıya ait araç katalogları gibi tevsik edici bir belgeye dayandırmadıkları; bunun dışında kullanılan hesaplama yöntemlerinin fiyat avantajı sağlama amaçlı olduğu,

3)Aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan iki isteklinin araç sigortalarını tevsiken sunulan belgelerde mevzuat gereği ilgili sigorta genel müdürlüğü veya bölge müdürlüğü onaylı ya da genel müdürlük veya bölge müdürlüğünden alınmış teyit yazılı sigorta fiyat teklifleri/poliçeleri sunmadığı, acenteden alınmış olan teklifin de bir araca ait olduğu, söz konusu ihalede 17 araç kullanılacağından her bir aracın da markasının, modelinin, cinsinin aynı olmasının mümkün olmayacağı ve her bir aracın farklı sigorta bedeli oluşacağından bu yönüyle anılan iki isteklinin yazılı açıklamalarının sağlıklı ve gerçekçi toplam bir veri oluşturmayacağı; böylelikle ilgili isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

4) Aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan iki isteklinin söz konusu ihalede kullanılacak araçların hangi yöntem ve maliyetle temin edileceğine dair tevsik edici herhangi bir belgeyi açıklama dosyasında sunmadığı, fiyat avantajı elde edebilmek için sunulan üçüncü şahıslardan alınan araç kira sözleşmelerinde düşük gösterilerek yüksek oranda fiyat avantajı sağlandığı, ayrıca sözleşme imzalanan üçüncü şahsa ait envanter defterinde ihaledeki araç sayısını (17 araç) karşılayacak aracın da kayıtlı olmadığı, bu sebeple yapılan sözleşmenin gerçekçi olmadığı ve aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

5) Önemli bir bileşen olan araç amortisman hesabının hatalı yapıldığı, amortisman hesabının demirbaş kayıt defteri üzerinden yapılması ve demirbaş kayıt defterinin dosya ekinde sunulması gerektiği, bunun dışında yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarının esas ve usullere aykırı olacağı, araçların amortisman hesaplamalarının demirbaş kayıt defterlerindeki bedeller üzerinden yapılmasının mevzuat gereği zorunlu olduğu, ayrıca yapılan amortisman hesaplamalarının kıst amortisman hesaplamaları üzerinden yapıldığı,

6) Aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan iki isteklinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.3.5’inci maddesi uyarınca sözleşme giderlerini ilgili mevzuatına göre hesaplaması gerektiği, KİK işçilik hesaplama modülünün kısmi süreli çalışma ücreti kullanma zorunluluğu bulunmadığı, ancak açıklama yapan iki isteklinin, ihalenin 2’nci kısmı olan 17 araç ile personel taşıma işinin vardiyalı olarak yapılacağını göz önünde bulundurmayarak ilgili mevzuata aykırı hesaplama yaptığı,

7) İhale konusu iş kapsamında çalıştırılacak araçların teklif fiyatına dahil olan bakım-onarım giderleri için öngörülen maliyetlerini tevsiken Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesi gereğince teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınan fiyat tekliflerinin yeminli mali müşavir onaylı ve ilgili ibarenin yazılması durumunda geçerli olduğu; ancak açıklamada bulunan isteklilerin fiyat tekliflerinde ilgili alanda faaliyet gösterenlerden teklif alınmadığı yine ilgili meslek mensubunca yazılması gereken ibarelerin yazılmadığı fiyat teklifi veren şirketlerin teklife konu işlerin tümüyle iştigal etme zorunluluğu olduğunun göz ardı edildiği, ayrıca sunulan teklifin de bir araca ait olduğu, söz konusu ihalede 17 araç kullanılacağından her bir aracın markası, modeli ve cinsinin aynı olmasının mümkün olmayacağı, her bir aracın farklı bakım onarım bedeli oluşacağından aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

8) Açıklamada bulunan iki isteklinin sundukları fiyat tekliflerinde yer alan meslek mensubunun fiyat teklifi düzenleyen firma ile tam tasdikli sözleşme yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olmadığı, açıklama dosyalarına yetkili olunduğuna dair herhangi bir belgeyi idareye sunmadığı, dolayısıyla mevzuatlara uygun açıklama yapılmadığından iki isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

9) Araç Kira Sözleşmelerinin aşırı düşük teklif açıklamalarında değerlendirilmeye alınmayacağı araç kira sözleşmeleriyle aşırı düşük teklif açıklamasında bulunan iki isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

10) Açıklamada bulunan iki isteklinin yakıt sarfiyatı hesaplamalarında kullandıkları yakıt fiyatları ihale ilan/davet tarihi ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) olmadığı tevsik belgelerinin üzerinde tarih bulunmadığı, bulunanlarında ihale tarihinden sonra olduğu dolayısıyla açıklamada bulunan iki isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

11) Aşırı düşük açıklamada bulunan iki isteklinin de 17 Araç ile yapılacak personel taşımacılığı işinde en önemli bileşenlerden bir tanesi olan motorlu taşıtlar vergisi (MTV), fenni muayene ve egzoz emisyon ölçümü bedellerine ilişkin herhangi bir maliyet öngörmedikleri ve mevzuata uygun belgelendirme yapmadıklarından iki isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği,

12) Açıklamaları kabul edilen isteklilerin, ihale karar pulu, sözleşme bedeli, ihale damga vergisi, KİK payı giderlerini öngörmediği, ilgili mevzuatlar gereği maliyet oluşturacak giderlerle ilgili açıklama yapılmayarak, düşük maliyet ve yüksek kâr payları gösterildiğinden iki isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmüne yer verilmiş, takip eden paragrafta Kamu İhale Kurumu’nun bu hususta sorgulama kriterleri belirlemeye yetkili olduğu belirtilmiştir.

Anılan hükme istinaden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1 maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacaklarık açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” yönünde düzenleme yapılarak, idarelere ihale konusu işin yürütülmesinde hizmet sunucusu tarafından yapılacak harcamalardan işin esasını oluşturan kalemlerin sorgulanması imkanı verilmiştir.

İdari Şartname’nin ikinci maddesinde ihale konusu işin ikinci kısmının “16+1 Kişilik Minibüs (17 Araç ) Vardiya Personeli Taşıma” işi olarak belirtilmiş, 25’inci maddesinde de “Her türlü vergi KDV hariç resim harç ulaşım ve sigorta giderleri teklif fiyata dahil edilecektir.” ifadesine yer verilmiştir.

Teknik Şartname incelendiğinde, taşıma işinin yürütülmesi ve yüklenicinin bu işle ilgili olarak çalıştırdığı personel ücretleri, işin yürütülmesi aşamasında oluşacak ceza ve hukuk yasaları ile İş Kanunu, Trafik Kanunu, Vergi Kanunları, Sosyal Sigortalar Mevzuatı ve ilgili bütün Kanunlar ile Karayolları Trafik Tüzüğü, belediye nizamnameleri vs. kanun, tüzük ve nizamnamelerin uygulanmasından doğacak her türlü sorumluluk, trafik cezaları dâhil her türlü ceza ile araçların işletilmesinden doğan her türlü giderlerin (tamir, bakım, onarım, akaryakıt, lastik, yedek parça, vergi ve sigorta vb.) yükleniciye ait olduğu gibi ek düzenlemeler getirildiği anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, personel giderleri araçların işletilmesinden doğan personel gideri dahil her türlü gider, trafik cezası dahil her türlü cezanın hizmet sunucusu tarafından üstlenileceği belirtilmiştir.

İdarece ihale üzerinde bırakılan istekli, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli ve aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı için teklifi değerlendirme dışı bırakılan Dindar Gıda İnşaat Turizm Taşımacılık Nakliyat Limited Şirketi’ne gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının aşağıdaki şekilde olduğu görülmüştür;

“Diyarbakır Kampüs Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü tarafından kampüs yerleşkesinde bulunan 10 adet Ceza İnfaz Kuramlarında görevi başında bulunan personelin geliş ve dönüşlerini sağlamak üzere 2 Kısım 16+1 kişilik Minibüs Gündüz ve Vardiya Personeli faşıma Hizmet İşi 02/01/2022 tarih ve 10:00 saatinde 2022/1303730 ihale kayıt numarası ile 4734 sayılı KİK ‘nin Açık İhale usulü ile yapılmış olup; ihalede I. Kısım 16+1 Gündüz ser\ isinde 6.745.733,28 TL ile 2 Kısım Vardiya servisinde 4.261.005,41 TL altında kalan fiyatlar aşırı düşük fiyat olarak tespit edilmiştir…

…İş Kalemlerinin Oluşturan Bileşenler

Kendi malı veya araçların kiralık olmaları halinde ( her halükarda )

1- Kiralık araçlara ait araç kiralama maliyeti.

2- Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortası Gideri ve Diğer Sigorta Giderleri

3- Motorlu Taşıtlar Vergisi Gideri.

4- Periyodik Bakım Onarım.

5- Araç Amortisman Bedeli Gideri.

6- Egzoz Emisyon Ölçüm Gideri.

7- Araç Muayene Gideri.

8- Sürücü Gideri.

9- Akaryakıt Gideri.

10- Bu hizmetin yerine getirilmesi amacıyla varsa yapılacak olan diğer giderler.

Yukarıda belirtilen iş kalemleri bileşenleri ile ilgili Kamu İhale Genel Tebliğinin 79. Maddesine istinaden yazılı açıklamalarınızı tebliğ tarihinden itibaren geçerli olmak üzere 10.01.2023 tarih ve saat 16:00 a kadar İhale Komisyonluğu Başkanlığına bildirilmesi…”

İdarelerce düzenlenen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi idarenin takdir yetkisi kapsamında olmakla birlikte, işlemin tesisinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’nci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar uyarınca, teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerine net şekilde yer verilmesi ve isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olan bahse konu önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi gerekmektedir.

İdarece, sınır değer tutarı altında teklif sunduğu tespit edilen üç istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı incelendiğinde, ihale konusu araçlara ilişkin olarak “Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortası Gideri ve Diğer Sigorta Giderleri” ve “Bu hizmetin yerine getirilmesi amacıyla varsa yapılacak olan diğer giderler” ifadelerine yer verildiği, bu ifadelerden açıklamaya konu edilecek teklif bileşenlerinin kapsamının ne olduğunun anlaşılamadığı, İdari Şartname’nin 25’inci maddesi ile Teknik Şartname’nin yukarıda atıf yapılan düzenlemeleri birlikte değerlendirildiğinde önemli teklif bileşenlerinin net olarak belirlenmediği görülmüş olup, istekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmadığı anlaşılmıştır.

Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Bununla birlikte, ihalenin şikâyete konu 2’nci kısmının yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 54.677,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 82.018,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 27.341,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin ikinci kısmına ilişkin olarak idarece teklif aşırı düşük bulunan tüm istekliler gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının yukarıda yapılan tespitler doğrultusunda yenilenerek bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.