DISISLERi BAKANLIĞI VE AVRUPA BIRLIĞI BASKANLIĞI TARAFINDAN TERTIPLENECEK ULUSLARARASI ORGANIZASYONLAR VE TOPLANTILARDAN CUMHURBASKANI TARAFINDAN BELIRLENENLERIN YÜRÜTÜLMESINE YONELIK 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUNUN 3 UNCU MADDESININ (z) BENDI KAPSAMINDA YAPILACAK MAL VE HIZMET ALIMLARINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

BIRINCI BOLUM

Amac, Kapsam, Dayanak, Tammlar ye Temel Ilkeler

Amac ye kapsam

MADDE 1- (1) Bu Usti! ye Esaslann amaci; Dtsisleri Bakanitgi ile Disisleri Bakanligma bagh Avrupa Birligi Baskanhgl tarafindan tertiplenecek uluslararast organizasyonlar ye toplantdardan Cumhurbaskam tarafindan belirlenenler iein bu organizasyonlar ye toplantilann yiiriltillmesine yonelik 4/1/2002 tarihli ye 4734 sayth Kamu tale Kanununun 3 iincii maddesinin (z) bendi kapsaminda yurt icinde veya yurt disinda yerli veya yabanci gercek ye tuzel kisilerden yapilacak mal ye hizmet ahmlannda uygulanacak usul ye esaslan belirlemektir.

Dayanak

MADDE 2- (1) Bu Usul ye Esaslar, 4734 sayth Kanunun 3 Midi maddesinin (z) bendi ile ek 11 inci maddesine dayamlarak hazirlanmistm

Tammlar

MADDE 3- (1) Bu Usul ye Esaslarda gecen;

1. Ahm komisyonu: Bu Usul ye Esaslarda belirtilen hallerde ahm islemlerini yariitmek ye karara baglarnak tzere kurulan komisyonu,
2. Altm onay belgesi: Bu Usul ye Esaslar kapsaminda gerceklestirilecek mal ve hizmet ahmlannda haztrlanan, harcama yetkilisinin imzastru tastyan ye ahm konusu isin niteligini, miktanm, gerekli hallerde yaklasik maliyeti, harcanacak odenegin tertibini ye tutanni, on Odeme yapilacaksa sartlanm ve Mira isleri ile gorevli olanlara iliskin bilgiler ile ihtiya9 duyulan diger bilgileri iceren belgeyi,
3. Bakan: Dtsisleri Bakanim, 9) Bakanlik: Disisleri Bakanlignu,
4. Dogrudan ahm: tclarenin bu Usul ye Esaslar kapsaminda yapacagi her tiirlil mal ye hizmet ahmi ihtiyactrun, ilan yapilmaksizm piyasa arastirmasi ye miizakereler sonucunda, yeterlik ya da fiyat yoniinden uygun &Olen istekli veya isteklilerden dogrudan temin edilebildigi
5. Harcama birimi: Kamu idaresi bilteesinde odenek tahsis edilen ye harcama yetkisi bulunan birimi,

1) Harcama yetkilisi: Buteeyle odenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en fist yoneticisini,

g) tdare: Bu Usul ye Esaslar kapsammda aim gerceklestiren harcama

• istekli: Bu Usul ye Esaslar kapsammda gerceklestirilen mal veya hizmet alimlarma teklif veren tedarikci veya hizmet sunucusunu,
• Sozlesme: Mal ve hizmet alimlannda Idare ile yuklentei arasinda yapilan yazilt anlasmayi,

0 Uluslararast organizasyon ve toplanti: Cumhurbaskam tarafmdan belirlenen ye Disisleri Bakanligi veya Avrupa Birligi Baskanliginca yurt icinde veya yurt disinda tertiplenen toplanti, konferans, zirve, forum, organizasyon ye benzeri uluslararast faaliyetler ile her yil yurtdisinda ye merkez teskilatinda gorevli Bilytikelcilerin ve yabanci konuklann kahlimryla duzenlenen Buyakelciler konferansmi,

1. Yiiklenici: Dogrudan ahm yontemiyle mal veya hizmet ahmi yapilan ye bu Usul ye Esaslarda belirtilen hallerde sozlesme imzalanan istekliyi,

ifade eder.

(2) Bu Usul ye Esaslarda tanimi bulunmayan hususlar hakkmda 4734 sari’ Kanunda yer clan tantmlar esas alum.

Temel ilkeler

MADDE 4- (1) Idare, bu Usul ye Esaslara gore yapilacak alimlarda; gerceklestirilecek uluslararasi organizasyonlar ye toplannlann iilkemiz imaji icin buy& onemi haiz oldugu ye kisith zaman diliminde ivedilikle hareket edilmesini gaz oniinde bulundurarak, ihtiyaclann uygun kalitede ye zamaninda temin edilmesini saglamakl a sorumludur.

• Bu Usul ye Esaslara gore yapilacak ahmlarla ilgili is ve islemlerin yututulmesinde ye ihtiyaclarin belirlenmesinde, Devletin yiiksek menfaatleri ile Devlet itibannm gereklerine uygun hareket edilir.
• Bu Usul ve Esaslar kapsammdaki alimlarda; saydamhgin, exit muamelenin, gilvenilirligin, gizliligin, kamuoyu denetiminin saglanmasi ye kaynaklarm verimli kullantlmasi esastr.

BOLUM

Uluslararast Organizasyonlar ye Toplantilarm Belirlenmesi

Uluslararast organizasyonlar ve toplantlann onay slued

MADDE 5- (1) Bakanlik veya Avrupa Birligi Baskanligi tarafindan tertiplenecek uluslararasi organizasyonlar ye toplantdardan hangisinin veya hangilerinin bu Usul ve Esaslar kapsammda yurutulecegi hususu Cumhurbaskam onayi ile belirlenir.

(2) Birinci fikrada belirtilen onay islemi, Cumhurbaskarn tarafindan yetki devredilmesi halinde, yetki verilen makam tarafindan yerine getirilir.

ectiNCtf BOLUM
Harcamalar

Harcamalar

MADDE 6- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsammda gerceklestirden uluslararasi organizasyonlar ye toplantilar suresince clazenleneeek ikili ye cok tat^–alit gorilsme, basin toplantisi, her tiirlii toplanti, kulturel, sanatsal ye turistik program ve tanttim faaliyetleri

yercevesinde ihtiyac duyulan her tilrlii mal ye hizmet altmlan, kiralama veya dogrudan ahm yoluyla temin edilebilir.

(2) Bu Usul ye Esaslara gore yapdan ahmlarla edinilen tasiturlar, alarm yapan Idarenin envanter kayttlanna kaydedilir. Yapilan uluslararasi organizasyon ye toplanti sonunda idarede ihtiyay fazlasi olarak kalan tastrurlar, 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayth Bakantar Kumlu Karan ile yuriirluge konulan Tasintr Mal Yonettneliginin 31 anti maddesinin iictIncti fikrasinin (c) bendi geregince diger kamu idarelerine bedelsiz devredilebilir.

DORDUNCU BOLUM
Ahm Usulii

Alim usuln

MADDE 7- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsaminda yapilacak mal ye hizmet alimlari herhangi bir parasal limit olmaksizm dogrudan altm usulii ile temin edilir.

• Bu Usul ve Esaslar kapsaminda yapilacak altmlarda; ilana cilulmasi, geyici veya kesin teminat alinmasi, yaklasik maliyet hazirlanmast, yeterlilik kurallanrun aranmast, sozlesme yapilmasi, alma komisyonu kurulmast, dokiiman hazirlanmast zorunlulugu aranmaz.
• Bu maddeye gore yapilacak ahniiarda, altmi yapacak birimin harcama yetkilisince gOrevlendirilen kisi ya da kisilerce piyasa fiyat arastinnasi yapilarak ihtiyaylar temin edilir.
• Piyasa fiyat arastirmasi yapildiktan sonra, teklif istenecek geryek veya tilzel kisiler harcama yetkilisince belirlenir. Idare tarafmdan hazirlanan alima iliskin dokinnanda, atm yapilacak mal veya bizmetin nitelikleri aynntth olarak belirtilir.

BES NCI BOLUM

Ahmlara Ili kin Hususlar

Yaklastk maliyet ye piyasa fiyat arasttrmasi

MADDE 8- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsammda alma yapilmadan Once, yaklaok maliyet hazirlanip hazirlanmamasi Idarenin takdirindedir. Idare tarafindan lilzum gorlilmesi halinde, her Ulna ftyat arastirmast yaptlarak katma deger vergisi hariy olmak ye dayanaklanyla birlikte bir hesap cetvelinde g8sterilmek ilzere yaklasik maliyet belirlenebilir. Bu durumda yaklasik maliyete, alima iliskin dokiimanda yer verilmez ye yaklasik maliyet isteklilere veya ahm silreci ile resmi iliskisi olrnayan diger kisilere aciklanmaz.

• Yaklastk maliyet hesaplamast yamlan alimlarda, harcama yetkilisince

giirevlendirilen kisi veya                     tarafindan Idarenin daha once yaptigi isler iyin aldigi fiyat
teklifleri, istekli olabilecek firmalann fiyat tcklifleri, intemet kaynaklan, telefon veya elelctronik posta yoluyla alman fiyat bilgileri, brosiirler ye benzeri bilgiler kullantlarak arastirma yamlabilir. Arastirma sonucu haztrlanan tutanak arashrmayi yapan kisi veya kisi lerce imzalanir ye aim onay belgesine eklenir.

• Idare, yaklasik maliyetin belirlenmesi si,iresince goriisme yapilan geryek veya tiizel kisiyi teklif vermeye davet etmek zorunda degildir.
• Bu Usul ve Esaslar kapsammda ihtiyay duyulan mal ve hizmetlerin piyasa fiyat arastirmast yaptlarak temin edilmesinin uygun goruldugu hallerde, harcama yetkilisi tarafmdan gorevlendirilen kisi veya kisiler tarafmdan alun konusu is ile itigal eden bir veya

birden fazla istekliden fiyat teklifleri almarak piyasa fiyat arastirmasi yapihr. Arastirma sonucu hazirlanan tutanak arastirmayi yapan kisi veya kisilerce imzalantr.

Ahm komisyonunun kurulmasi ye cal”ma esaslari

MADDE 9- (1) Harcama yetkilisince mal Ann veya hizmet sunumunun alim komisyonu kurularak temin edilmesinin uygun goriildiigu hallerde, alum gerceklestirmek iizere ahm komisyonu kurulur.

• Ahm komisyonu, tek sayida olmak iizere baskan dahil en az iic kisiden olusur. Ahm komisyonunun gorevlendirilmesi sirasinda, ashl iiyeler ile bu iiyelerin yerine gececek yedek Uyelerin isimleri ye bu uyelerin komisyonda hangi sifatla yer alacakl an belirtilir.
• Harcama yetkilisi, ahm komisyonunda yer alamaz.
• Ahm komisyonu eksiksiz olarak toplamr ye kararlar cogunlulda almin Ahm komisyonu iiyeleri, kararlarda cekimser kalamaz. Ahm komisyonu baskam ve iiyeleri oy ve kararlanndan sorumlu olup karst oy kullanan komisyon iiyeleri, gerekcelerini komisyon karanna yaztnak ye imzalamak zorundadir. Al im komisyonunca alman kararlar ye diizenlenen tutanaklar, komisyon baskan ye nyelerinin ad ye soyadlan, unvanlan ye komisyondaki srfadan belirtilerek imzalanir.
• Ahm komisyonu, teklif veya basvuru kapsammda sunulan belgelerin dogrulugunu teyit icin gerekli gordiigu beige ye bilgileri isteyebilir. Ahm komisyonu tarafindan bu dogrultuda yapilan talepler, isteklilerce ivedilikie yerine getirilir. Istekliler tarafindan sunulan belgelerde, teklifin esasini degistinneyecek nitelikte eksiklik veya maddi hata bulunmasi halinde, aim komisyonu sine belirterek istekliden tespit ettigi maddi hata veya eksikligi gidermesini talep edebilir.
• Ahm komisyonu tarafindan gerekli &Ulm hallerde, uygun gorillen istekli veya isteklilerden bit veya daha fazla sayida indirimli teklif sunmalan istenebilir.

isteklilerde aranacak sartlar

MADDE 10- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsaminda yapilacak ahmlarda, 4734 sayili Kanunun 10 uncu maddesinde sayilan bilgi ye belgeleri isteyip istememek veya ilave bilgi ye belgeler talep etmek Idarenin takdirindedir. Isin niteligi, onceligi, kapsami ye siiresi dikkate ahnarak belgelerden hangilerinin istenecegi Idarece belirlenir.

• Alan isine teklif verebilmek icin alima iliskin dokiimanda belirtilen gerekli nitelik ye yeterlige sahip bulunmak, bu dokiimanlarda belirtilen bilgi ye belgeler ile talep edilmis ise gecici tem inat vermek ye tebligat icin adres beyaninda bulunmak zorunludur.
• istenilen yeterlik kriterlerinin is ortakligt ya da konsorsiyum seklinde katihm olmast durumunda hangi oranda pilot ya da ozel ortak tarafindan karsilanmasi gerektigini Mare belirler. Yeterlik kriterleri; ekonomik ye mali ile mesleki ye teknik yeterlik kriterleri seklinde olmak tzere, birlikte ya da ayn ayn olmak Uzere Mare tarafindan isin niteligi goz Onilnde bulundurularak bclirlenebilir. Idarece istenen yeterlik kriterlerinin tevsik edilmesi ye degerlendirilmesinde 4734 sayili Kanun ye ikincil mevzuat hukumleri uygulamr.

Tekliflerin degerlendirilmesi ve yfiklenici secimi

MADDE 11- (1) Alim komisyonu kurularak yapilan ahmlarda altm komisyonu, ahnan tekliflerin idari ye teknik sartnameye uygunlugunu ve istekli firmalann ye sunduklan belgelerin yeterliligini degerlendirir.

• Alm komisyonu, gerek gamest halinde tekliflerin incelenmesi, kar$flastinlmast ve degerlendirilmesinde yararlanmak there net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazili olarak tekliflerini aciklamalarim isteyebilir.
• Ahm komisyonu tarafindan yapilan degerlendirtne neticesinde en uygun birinci ye gerekli gorillmesi halinde en uygun ikinci teklif tespit edilir ye harcama yetkilisinin onayma sunulur. Kararlarda isteklilerin adlan veya ticaret unvanlan, teklif edilen bcdcller, son teklif venue tarihi ye ahmm hangi istekli lizerine hangi gerekeelerle birakildigi belirtilir.
• Harcama yetkilisi, aiim komisyonu karar tarihini izleyen en gee bes is giinli icinde ahm komisyonu karanni onaylar veya gerekcesini belirtmek suretiyle alinu iptal eder.
• ldare, verilmis olan batiin teklifleri reddederek aim islemlerini iptal etmekte serbesttir. Alimm iptal edilmesi nedeniylc isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.

Sozlesineye davet

MADDE 12- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsammda yapilacak ahmlarda, sozlesme yapilmasuun ongorillmesi halinde en uygun teklif sahibi istekliye, On malt kontrol yapilmasi gereken dummlarda bu kontroliin tamamlandigt tarihi izleyen giinden itibaren uc gun icinde, tcblig tarihini izleyen on giin icinde, talep edilmis ise kesin teminati vermek suretiyle, sozlestneyi imzalamast hususu bildirilir.

• Sozlesmenin imzalanacagi tarihte, ahm tizerinde kalan isteklinin ihalelere katilmaktan yasakli olup olmadiginin teyit edilmesi zorunludur. Isteklinin yasakh olmasi durumunda bu istekli ile sozlesme imzalanmaz.
• Sozlesmeden once kesin teminat aimmayan mal ye hizmet alimlarinda sozlesmeye davet, kesin teminat istenilmeksizin birinci fikra hulciimlerine gore yapihr.
• Ahm dokiimaninda aksi belirtilmedikce sozlesmelerin notere tescili ye onaylattinlmast zorunlu degildir.

Alt ytikleniciler

MADDE 13- (1) Al= konusu isin ozelligi nedeniyle ihtiyac gorillmesi halinde, ahm dokilmanmda gerekli diizenlemelerin yapilmast kaydtyla alt yaklenici caltstinlmasma izin verilebilir.

(2) Alt yaklenicilerin yaptiklan islerle ilgili sorumlulugu yilklenicinin sorumlulugunu ortadan kaldirmaz.

Ahm islem dosyasi

MADDE 14- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsaminda alimi yapilacak her is icin bir islem dosyasi cluzenlenir. Bu dosyada, harcama yetkilisinee onaylanan al= onay belgesi ve varsa eki yaklasik maliyete iliskin hesap cetveli, sartname ye sozlesme tasarisi ile istekliler tarafindan sunulan teklifler ve diger belgeler, varsa aim komisyonu kararlan ile ahnan teminatlar gibi ahm stireci ile ilgili buttin belgeler bulunur.

(2) Bu Usul ve Esaslar kapsaminda yapilacak alimlarda; isteklilere talimatlan iceren idari sartname, yapilacak isin teknik detaylannt tarif eden teknik sartname ve sozlesme tasansi veya teklif isteme yazisi gibi ahma iliskin dokiiman hazirlanabilir. Yap’lank isin organizasyon ve toplantinin yapilacagi tarih dikkate almarak, bu maddede belirtilen dokiimanlardan birini, birkacim veya hepsini dilzenlemek idarenin takdirindedir.

Gecici teminat

MADDE 15- (1) Bu Usul ve Esaslar kapsaminda yapilan alimlarda gecici teminat almmast idarenin takdirindedir. Gecici teminat almmasma karar verilen hallerde, ahma iliskin dokilmanda belirtilmek kaydiyla, teklif edilen ilk bedelin %3 ‘iinden az olmamak iizere, istekli tarafindan verilecek tutarda gecici teminat almabilir.

Kesin teminat

MADDE 16- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsaminda yapilan ahmlarda kesin teminat almmasi Idarenin takdirindedir.

(2) Ahm onay belgesinde belirtilmesi kaydiyla, taahhildiin sozlesme hiikiimlerine uygun olarak yerine getirilmesini saglamak amaciyla, sozlesmenin yapilmasmdan once ahm bedeli iizerinden hesaplanmak suretiyle %6 oraninda kesin teminat ahnabilir.

Teminat olarak kabul edilecek degerler

MADDE 17- (1) Asakida sayilan laymetler teminat olarak kabul edilebilir ye birbirleri ile degistirilebilirler:

1. Tedaviildelci Thrk Parasi, yabanci para cinsinden teklif verilmesine izin verilen ahmlarda teklif edilen yabanct para.
2. Bankalar tarafindan verilen teminat mektuplan.
3. Hazine ve Maliye Bakanliginca ihrac edilen devlet ic borclanma senetleri ye bu senetler yerine diizenlenen belgeler.
4. Teminat mektuplari Idare tarafindan teslim almir. Teminat tutannm nakit para olarak verilmesi durumunda, bu paranin Drsisleri Bakanligi veya Avrupa Birligi Baskanhgt Merkez Saymanhk Miidiirluklerinin Merkez Bankasi Ankara Subesi nezdindeki banka hesaplanna yatinlinasi zorunludur.
5. Teminat mektuplart siireli veya siiresiz olarak verilebilir. Krell olarak verilen teminat mektuplannin stiresi, Idare tarafindan belirlenir. Teklif gecerlilik siiresinin veya isin siiresinin uzatilmast halinde teminat mektuplannm silresi de aym sure ile
6. Bu Usul ye Esaslar kapsaminda yapilacak ahmlarda bankalarca verilecek teminat mektuplannin kapsami ye sekli konusunda, 4734 sayth Kanunun 35 inci maddesine gore Kamu ihale Kurumunun tespit ettigi hususlar gegerlidir.
7. idareye verilecek teminat mektuplannin, ilgili mevzuat uyannca Tiirkiye’de bankaeihk faaliyetinde bulunmalarina izin verilen yerli ve yabanct bankalarca diizenlenmesi saran-.

Teminat mektuplarmin iadesi

MADDE 18- (1) Gecici teminatin iadesi:

1. Ahm uzerine biraktlan istekli ile en uygun ikinci teklif sahibi istekliye ait teminatlar disinda kalan diger isteklilere ait teminatlar hemen fade
2. Ahm ilzerine btrakilan istekli ile anlasilmast halinde ikinci uygun fiyan teklif eden isteklinin gecici teminati fade edilir.

(2) Kesin teminatm iadesi: Ytiklenicinin herhangi bir borcunun veya ytikilmliiltigiiniin kalmadiginm tespitini miiteakip, odeme i*lemlerinin tamamlanmasmdan sonra jade edilir.

Sozlesme kapsaminda yapilacak isin artist ye eksilisi

MADDE 19- (1) Uluslararasi organizasyonlar ye toplanttlann niteligi geregi ihtiyac duyulmast ye ekonomik olmasi halinde imzalantms jse mevcut sozlesme kosullan aynen gecerli olmak azere alim bedelinin en cok %50’sine kadar ants veya eksilis

Artinlan is icin ek sure verilebilir.

• Birinci fikrada belirtilen arts islemi icin isin dayandigi aim karanni onaylayan harcama yetkilisinden anisa iliskin tekrar onay alinmasi gereklidir. Is eksilislerinde onay zorunlulugu aranmaz.
• isin ozelligi ye ivediligi dikkate almarak is artislannda ek kesin teminat almmayabilir.
• Alm konusu isin sozlesme bedelinin %50’sinden daha diisilk bedelle tamamlanacaginin anlasilmasi halinde yiikleniciye, yaprnis oldugu gercek giderler ve ytiklenici karma karstlik olarak, sozlesme bedelinin %50’si ile sozlesme fiyatlanyla yaptigi isin titan arasindaki bedel farkinin %5’i odenir.

Kontrol teskilatt

MADDE 20- (1) Sozlesme imzalanan hizmet alimlannda, alima konu isin yOratiilmesi siiresince inceleme yapmak ye isin kabule uygun bulunmasi halinde, Hizmet isleri Kabul Teklif Belgesi diizenlemek ilzere en az bir kisiden olusan kontrol teskilan kurulabilir.

(2) Isin denetiminde bulunan kontrol teskilatt iiyeleri, muayene ye kabul komisyonlannda gorev alamaz.

Denetim, muayene ye kabul islemleri

MADDE 21- (1) Teslim edilen mal veya hizmetin muayene, gecici ve kesin kabul islemleri; idarelerce kurulacak, toplami tek says olmak there en az tic kisilik muayene ve kabul komisyonlan tarafindan yapihr.

(2) Mal veya hizmet, yiiklenici tarafindan Idareye teslim edilmedikce muayene, gecici ye kesin kabul islemleri yapilmaz Ancak sozlesmesinde hilktim bulunmasi halinde; imalat veya iiretim siireci gerektiren isler, muayene ye kabul komisyonlannm yetki ve sorumlulugunu kaldirmamasi sartyla, alim dokiimatunda belirtilen kalite ye ozelliklere gore yaptlip yapilmadigi hususunda, ilgili Mare tarafmdan belirli asamalarda ve arahklarla denetlenebilir.

ALTINCI BOLUNI
cesitli ye Son Hfikiimler

Yasak fill ye dayramOar ile cezai hiikumter

MADDE 22- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsammda gerceklestirilecek ahmlarda ortaya cikabilecek her tiirlii yasak fiil ye dayramslar ile isteklilerin ye goreyhlerin ceza sorumluluguna iliskin hususlarda 4734 sayth Kanun ile 5/1/2002 tarihli ye 4735 sayth Kamu Ihale Sozlesmeleri Kanununda belirtilen hilIciimler uygularnr.

Hiiktim bulunmayan hiller

MADDE 23- (1) Bu Usul ye Esaslar kapsammda haztrlanan duzenleyici islemlerde veya ahm dokiimamala belirlenmeyen konularda, bu Usul ye Esaslara aykin olmamak kaythyla ye mahiyetine uygun dustiigu olgilde, 4734 sayth Kanun ye 4735 sayth Kanun ile ilgili mevzuat hukumleri uygulanabilir.

Yiirurluk

MADDE 24- (1) Bu Usul ye Esaslar yaynnt tarihinde yiiriirliige girer.

Yurntme

MADDE 25- (1) Bu Usul ye Esaslan Cumhurbaskanı